Rapports et exports

Ce que le Posbel Admin panel peut produire pour une période : les chiffres à l'écran, les rapports PDF que vous remettez à votre comptable, et les exports CSV qui les sous-tendent.

Note

Tout ce qui suit fonctionne dans les deux versions. Ce qui diffère, c'est le document qui fait foi et la façon dont une période recherchée est sélectionnée — voir Comment une période est sélectionnée et Ce que change la version certifiée.

Quelle page répond à quelle question

Question	Page
Qu'avons-nous encaissé, et quelle TVA devons-nous ?	Service Z — voir Services
Qu'est-ce qui s'est vendu, et quand ?	Tableau de bord et Commandes
Qui a travaillé, et combien de temps ?	Services par utilisateur, dans les statistiques d'un service
Où est passé un montant manquant ?	Les Détails des transactions du compte — voir Totaux des paiements

Tout part de Service Z, la seule vue qui suit l'argent plutôt que le service. Comptes et Commandes se recherchent selon le moment du service, ce qui est la mauvaise question pour une déclaration de TVA — voir Comptabilité.

Un trimestre, étape par étape

Voici toute la routine d'un trimestre TVA. Elle est identique pour un mois ou une année : seules les dates changent.

1. Définir la période

Sur Service Z, réglez la Date de début et la Date de fin sur le trimestre, par exemple du 1er janvier au 31 mars.

Les totaux de la page couvrent aussitôt toute la période recherchée. Rien n'est à additionner à la main, et aucun service n'a besoin d'être ouvert.

2. Vérifier qu'aucun service ne reste ouvert

Un service encore marqué En cours... n'a pas de chiffres de clôture. Traitez-le avant de déclarer : ses recettes ne sont pas définitives et elles déplaceront vos totaux à la fermeture.

3. Lire les deux panneaux

Total — espèces, carte, virement, offert, crédit et erreur pour la période, et le total général. Ce sont les transactions payées et clôturées.
TVA — chaque taux rencontré dans la période, avec son Total HT (hors TVA), sa TVA et son Total.

Note

Les deux panneaux ne mesurent pas la même chose. Le panneau TVA inclut toutes les commandes, payées ou non ; le panneau Total ne compte que ce qui a été payé. Un écart est normal dans une période qui contient des comptes ouverts, ce n'est pas une erreur.

4. Télécharger les rapports

Ouvrez le bouton Télécharger en haut de la liste des services. Il propose trois choses :

Choix	Ce que vous obtenez
Télécharger Z	Un PDF récapitulatif de la période — le document du comptable
Télécharger X	Un PDF détaillant ce qui a été vendu, service par service
CSV	La liste des services elle-même, en tableur

Les deux PDF couvrent les dates d'enregistrement que votre plage sélectionne, ce qui n'est pas tout à fait la même chose que ces dates — voir Comment une période est sélectionnée. Pour les mêmes rapports sur une seule séance, ouvrez ce service et utilisez le même bouton Télécharger.

5. Ajouter le détail demandé par votre comptable

Les exports CSV par tableau se trouvent un niveau plus bas, dans la vue statistiques d'un service. Voir Les exports CSV ci-dessous.

Comment une période est sélectionnée

Une plage de dates ne découpe pas simplement le calendrier. Elle sélectionne des dates d'enregistrement, et elle les prend entières.

Une date d'enregistrement est retenue lorsque son premier shift démarre dans votre plage. Une fois retenue, tous ses shifts sont inclus, y compris un service démarré après votre date de fin. Une date d'enregistrement dont le premier service a démarré avant votre date de début est entièrement écartée, même si elle était encore en cours au début de votre plage.

La conséquence est celle qui compte pour la déclaration : une date d'enregistrement n'est jamais coupée entre deux périodes. Recherchez janvier à mars puis avril à juin, et aucune séance n'est comptée deux fois, aucune ne tombe entre les deux.

Pourquoi une date d'enregistrement peut contenir plusieurs services

Version	Ce que contient une date d'enregistrement
Belge certifiée SCE	Un ou plusieurs services. Le personnel choisit à la clôture si la journée se termine
Internationale	Exactement un service. Chaque clôture termine la date d'enregistrement

En caisse, dans la version certifiée, la clôture d'un service demande Fin de journée ?. Clôturer la journée (Z) clôture la date d'enregistrement et produit le rapport Z du jour ; Clôturer la période ne clôture que cette séance, et le service ouvert ensuite rejoint la même date d'enregistrement. C'est ainsi qu'un établissement qui fait un service du midi et un service du soir les garde sur une seule journée fiscale.

Dans la version internationale, la question n'est pas posée et chaque service est autonome : la règle ci-dessus est donc invisible, une plage sélectionne exactement les services qui y ont démarré.

Tip

C'est ce qui rend un trimestre sûr à déclarer. Une date d'enregistrement ouverte le 31 mars et clôturée le 1er avril appartient entièrement au premier trimestre, parce que c'est là que son premier service a démarré, et elle ne réapparaîtra pas dans le second.

Note

Télécharger Z depuis un service donne toute la date d'enregistrement à laquelle ce service appartient, et pas seulement cette séance. Sur une journée certifiée composée de plusieurs services, ouvrir n'importe lequel produit le même document.

Les rapports PDF

Les deux rapports sont générés au moment où vous les demandez, portent le nom de votre établissement et la période en tête, et se téléchargent directement sur votre ordinateur.

Tip

C'est d'ici que vient un Z cumulé sur une semaine, un mois ou un trimestre. Réglez la plage sur Service Z, puis Télécharger → Télécharger Z : le PDF couvre tout ce que contient cette plage. Demandée depuis un service isolé, la même action donne cette seule journée d'enregistrement.

La caisse ne sait pas le faire. Dans la Posbel app, Imprimer l'historique du shift imprime le Z d'un service à la fois, parce qu'il s'agit d'un ticket papier pour une seule session — voir Shift de l'établissement. Prenez l'application quand il vous faut un ticket en main ; prenez le panel quand il vous faut les chiffres d'une période.

Warning

Aucun de ces PDF n'est un document fiscal certifié. Ce sont des rapports de gestion : des chiffres à lire, à rapprocher et à transmettre à un comptable. Sous certification belge SCE, le document qui fait foi est le rapport Z imprimé par la caisse, signé par le module fiscal et portant ses données de contrôle sur le ticket. C'est ce document qu'un contrôleur accepte — voir Shift de l'établissement.

Télécharger Z — le récapitulatif de la période

Le document à envoyer au comptable. Il contient, pour la période recherchée :

Shifts — une ligne par séance, avec son début, sa fin et ses totaux par type de paiement
Total Shifts — ces lignes additionnées, la recette de toute la période
Paiements forcés — les paiements enregistrés sans confirmation du terminal ou de la machine à espèces, par membre du personnel, lorsqu'il y en a eu
VAT Total — par taux de TVA, avec Rate, Base, VAT et TTC
VAT by parent group — la même TVA répartie entre vos groupes de produits de premier niveau

Tip

Le point 5 est celui que les comptables réclament et que peu de gens trouvent. Il donne la TVA au niveau où vous déclarez réellement — la nourriture face aux boissons, par exemple — plutôt que produit par produit.

Warning

Un paiement forcé est un paiement qu'un membre du personnel a enregistré en contournant un terminal ou une machine à espèces qui ne répondait pas, via Forcer l'enregistrement du paiement en caisse. L'argent est enregistré, mais aucun terminal ne l'a confirmé. Une période qui en contient mérite d'être rapprochée du relevé de votre terminal avant toute déclaration.

Télécharger X — ce qui a été vendu

Le pendant opérationnel, et le document à garder pour vous. Par service, il donne le récapitulatif et la TVA du service, puis décompose l'activité par produits, par groupes, par groupes parents, TVA par groupe parent et par utilisateurs, avec les paiements forcés le cas échéant.

Chaque ligne de produit, de groupe et de groupe parent est répartie en quatre colonnes plutôt que ramenée à un seul chiffre :

Colonne	Ce qu'elle compte
Sales	Articles vendus
Refund	Articles remboursés au client
Correction	Articles annulés, contrepassés ou repricés après enregistrement
Other neg.	Les autres mouvements négatifs

Chaque cellule porte le montant et, entre parenthèses, les unités correspondantes.

Lorsque la période couvre plus d'un service, une section All Summary est ajoutée à la fin, fusionnant tous les services en un seul jeu de tableaux. C'est la section à lire pour un trimestre ; les sections par service au-dessus servent à examiner une séance.

Warning

Aucun des deux PDF n'est une facture ni un ticket TVA, et le document le précise en dernière page. Le rapport est construit au moment où vous le demandez et n'est pas conservé du côté de Posbel : le conserver avec vos tickets TVA et factures d'origine relève de votre responsabilité. Il ne remplace jamais le ticket signé de la caisse ni son rapport Z.

Note

Certains titres de sections du PDF apparaissent en anglais même lorsque le panel est en français ou en néerlandais. Les chiffres et la mise en page n'en sont pas affectés.

Les exports CSV

Le CSV sert à tout ce que vous voulez trier, filtrer ou transmettre au logiciel d'un comptable.

Depuis la liste des services, le menu Télécharger exporte la liste elle-même : une ligne par service avec ses totaux.

Depuis la vue statistiques d'un service, chaque tableau a son propre bouton de téléchargement à côté de son titre :

Export	Contenu
`user_details`	Recettes par membre du personnel, par type de paiement
`user_shift`	Services travaillés et heures totales par personne — le chiffre de la paie
`group_details`	Chiffre d'affaires par groupe de produits
`parent_group_details`	Le même, consolidé, avec le détail TVA
`product_details`	Chiffre d'affaires par produit, avec le prix d'achat lorsqu'il est renseigné

Définissez d'abord une période et la vue statistiques — ainsi que chacun de ses exports — couvre toute la période plutôt qu'une seule séance. Voir Statistiques sur une période entière.

Heures travaillées

Les heures du personnel se trouvent dans le tableau Services par utilisateur de la vue statistiques, et non sur une page dédiée.

Ouvert sur une période, il donne une ligne par employé avec le nombre de services travaillés et la durée totale, soit le chiffre attendu par la paie. Ouvert sur un service, il liste chaque pointage individuel.

→ Résumés des services employés

Analyser les ventes

Le reporting dit ce que vous devez. Ceci dit ce qui fonctionne.

Où	Ce que cela vous apprend
Tableau de bord	Ventes quotidiennes, panier moyen, meilleures ventes, heures de pointe et ventes par groupe de produits sur l'intervalle choisi
Commandes	Chaque produit commandé, recherché selon le moment de la commande — tendances et vérifications de prix
Tableau Produits des statistiques d'un service	Chiffre d'affaires par article pour une séance ou toute une période, avec le prix d'achat lorsqu'il est renseigné
La répartition en quatre colonnes du rapport X	Si un chiffre faible vient de ventes faibles ou d'une grosse correction

Tip

Un total de groupe qui paraît médiocre se lit tout autrement une fois les corrections séparées des ventes. Ramenés à un seul chiffre, les deux cas sont indiscernables : c'est l'erreur de lecture la plus fréquente sur une période.

→ Tableau de bord · Commandes

Ce que change la version certifiée

Les deux rapports PDF et tous les exports CSV sont également disponibles dans le panel certifié. Deux choses diffèrent.

Une période est sélectionnée par date d'enregistrement. Une journée certifiée peut contenir plusieurs services : la règle ci-dessus a donc des effets visibles. Un rapport peut inclure un service démarré après votre date de fin, et les totaux d'une date d'enregistrement ne sont jamais répartis entre deux rapports.

Ces documents ne sont pas les documents fiscaux. Ce que produit le panel est du reporting opérationnel, dans les deux versions.

Warning

Pour un contrôle ou une déclaration officielle sous certification belge SCE, utilisez le ticket TVA signé et le rapport Z imprimé par la caisse, qui porte les données de contrôle du module fiscal — voir Shift de l'établissement. Le PDF du panel n'est pas un document fiscal certifié et l'indique en dernière page, ce qui n'est pas une formalité.