Factures
La section Factures contient les factures générées à partir de vos comptes, suit leur état de paiement et envoie des rappels pour celles qui restent impayées.
Warning
La facturation n'est pas disponible dans la version certifiée SCE belge — la section y est masquée, tout comme Envoyer une facture sur un compte et le bouton Facture dans la Posbel app.
Note
L'accès s'accorde par utilisateur via la permission Factures. Voir Utilisateurs → Gérer les permissions.
La liste des factures
Chaque facture est listée avec :
- Numéro de facture
- Date
- Client — le client au nom duquel la facture est établie
- Lié au ticket — le compte à partir duquel la facture a été générée
- Total
- Statut — Payé ou En attente
La liste se filtre par période.
Note
Un intervalle de recherche doit être inférieur à 4 mois. Une plage plus longue est refusée avec le message « Veuillez indiquer un intervalle inférieur à 4 mois. » Resserrez les dates et relancez la recherche.
Générer une facture
Une facture porte sur un seul compte et s'émet depuis l'une ou l'autre surface :
- Posbel app — ouvrez le compte payé et touchez Facture dans le panneau de détail de la commande. Le compte doit déjà porter un client. Voir Paiement → Envoyer une facture.
- Posbel Admin panel — ouvrez le compte sous Comptes et utilisez Envoyer une facture. Un client peut y être attaché à ce moment-là si le compte n'en a pas. Voir Historique des comptes → Envoyer une facture.
Plusieurs conditions doivent être réunies, et chacune a son propre message lorsqu'elle ne l'est pas :
| Condition | Message si elle n'est pas remplie |
|---|---|
| Le compte a un client | Les données du client sont manquantes, veuillez les ajouter au compte pour générer la facture |
| Le compte contient des produits | Le compte ne contient aucun produit commandé, veuillez en ajouter pour générer la facture |
| Un numéro de facture est défini | Un numéro de facture est requis pour générer la facture |
| Le numéro est valide | Le format du numéro de facture est incorrect, veuillez saisir un numéro ne contenant que des chiffres et des lettres |
| Aucune facture n'existe encore | Une facture existe déjà pour ce compte |
Tip
La plupart des refus tiennent au client. Attachez le client avant la clôture du compte — voir Clients — et le reste du processus se déroule sans accroc. À la caisse, c'est le seul moment disponible : un compte payé ne peut plus recevoir de client depuis la Posbel app, alors que le Posbel Admin panel le peut encore.
Deux autres conditions concernent votre établissement plutôt que le compte. La facture porte vos coordonnées bancaires et votre numéro de TVA : les deux doivent donc être renseignés et valides sous Paramètres → Organisation avant qu'une facture puisse être générée. Ces messages n'existent qu'en anglais et s'affichent tels quels :
| Condition | Message si elle n'est pas remplie |
|---|---|
| Un IBAN valide | The provided IBAN is invalid, please enter a valid IBAN |
| Un numéro de TVA valide | The provided current organization VAT number is invalid, please enter a valid VAT number |
Warning
Un compte ne peut porter qu'une seule facture. Il n'y a pas de deuxième facture pour le même compte, et c'est ce qui rend votre numérotation fiable.
Envoyer et relancer
Envoyer transmet la facture à l'adresse e-mail du client. Une adresse invalide est signalée par « L'e-mail du client n'est pas valide ou est incorrect, veuillez le vérifier et réessayer. »
Envoyer un rappel relance une facture impayée. La liste affiche Dernier rappel avec la date du plus récent, ce qui permet de voir d'un coup d'œil qui a déjà été relancé.
Marquer comme payée solde une facture, après confirmation de « Voulez-vous marquer cette facture comme payée ? ». Le statut passe de En attente à Payé.
Tip
Marquer comme payée est un geste comptable dans le Posbel Admin panel — cela enregistre que vous avez reçu l'argent, cela n'encaisse pas de paiement.
Facturation électronique
Là où c'est activé pour votre établissement, les factures peuvent être délivrées via le réseau Peppol plutôt que par e-mail. Le client reçoit alors un avis indiquant qu'« Une nouvelle facture a été envoyée via le réseau Peppol et sera bientôt disponible » et la récupère depuis son propre point d'accès.
La liste des factures affiche le statut Peppol de chaque facture à côté de son statut de paiement.
Warning
La transmission Peppol suppose que votre établissement soit d'abord enregistré sur le réseau et que l'identifiant Peppol du client soit connu. Un client non enregistré ne peut pas être facturé par cette voie — envoyez par e-mail à la place.
Peppol demande aussi plus d'informations qu'une facture envoyée par e-mail. En plus des conditions ci-dessus, le client doit avoir un numéro de TVA valide, et votre établissement un BIC et un nom de banque à côté de son IBAN. Ces messages n'existent qu'en anglais :
| Condition | Message si elle n'est pas remplie |
|---|---|
| Le client a un numéro de TVA valide | The provided client VAT number is invalid, please enter a valid client VAT number |
| Votre BIC est renseigné | The BIC is missing, please enter a valid BIC |
| Votre nom de banque est renseigné | The bank name is missing, please enter a valid bank name |
Résumé
- Une facture s'envoie depuis le compte — Facture dans la Posbel app, Envoyer une facture dans le Posbel Admin panel
- Le compte doit avoir un client avec une adresse e-mail valide, et au moins un produit
- La caisse exige ce client avant le paiement ; le back office peut l'attacher au moment de l'envoi
- Une facture par compte, avec un numéro composé uniquement de lettres et de chiffres
- Les plages de recherche sont limitées à 4 mois
- Envoi par e-mail ou, là où c'est activé, via Peppol
- Envoyer un rappel relance ; Marquer comme payée enregistre le règlement
- Non disponible dans la version certifiée SCE