Clients
La section Clients contient les fiches clients de votre établissement : les personnes que vous livrez, que vous facturez ou à qui vous envoyez des tickets TVA par e-mail.
Un client est créé une fois et réutilisé. Dès qu'un client est lié à un compte, ses informations suivent ce compte à travers la livraison, la facturation et l'émission de tickets.
Note
L'accès à cette section s'accorde par utilisateur via la permission Clients. Voir Utilisateurs → Gérer les permissions.
Ouvrez-la via Clients dans la barre latérale.
Ajouter un client
- Ouvrez Clients dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Ajouter un client.
- Complétez les champs ci-dessous et enregistrez.
| Champ | Obligatoire | Rôle |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Identifie le client partout où il apparaît |
| Téléphone | Oui | Le personnel le cherche dans l'application comme ici, au même titre que le nom |
| L'adresse à laquelle part le ticket TVA ou la facture | ||
| Rue, Numéro, Boite aux lettres, Code postal, Ville | Adresse de livraison | |
| Professionnel | Nom de société, pour les clients professionnels | |
| TVA | Numéro de TVA, requis sur les factures à une société | |
| Info Supplémentaire | Notes libres — codes de porte, instructions de livraison, préférences |
L'adresse se saisit via une recherche d'adresse : tapez la rue et le numéro, puis choisissez la correspondance parmi les suggestions.
Warning
Les numéros de téléphone doivent être uniques. Ajouter un client dont le numéro existe déjà est refusé avec le message « Ce numéro de téléphone est déjà enregistré. Veuillez le rechercher et le modifier si nécessaire. » Recherchez le client existant et modifiez-le plutôt que de créer un doublon.
Tip
Le numéro de téléphone est la façon dont le personnel retrouve un client en plein service — c'est le champ sur lequel l'application cherche. Bien le saisir à la création fait fonctionner tout le reste ; un client enregistré sans numéro ne se retrouve qu'en faisant défiler la liste.
La liste des clients
Les clients sont listés avec leur Id, leur Date de création, leur Nom, leur Téléphone, leur Ville, leur Info Supplémentaire et la Facture éventuellement liée.
Utilisez le champ de recherche pour retrouver un client par l'un de ces éléments, et ouvrez une fiche pour la modifier.
À quoi sert un client
Lier un client à un compte change ce que le système peut en faire :
Tickets TVA par e-mail — dans la version belge certifiée SCE, un compte lié à un client disposant d'une adresse e-mail valide voit son ticket TVA envoyé par e-mail au lieu d'être imprimé. Voir Paiement.
Tickets TVA numériques après coup — depuis un compte clôturé, le ticket peut être envoyé à l'adresse e-mail du client ou téléchargé en PDF pendant 48 heures. Voir Historique des comptes.
Facturation — une facture ne peut pas être générée sans données client. Une tentative renvoie « Les données du client sont manquantes, veuillez les ajouter au compte pour générer la facture. » Liez le client avant le paiement du compte : la Posbel app ne peut pas en ajouter à un compte clôturé, alors que le Posbel Admin panel en attache ou en crée un au moment de l'envoi. Voir Factures.
Livraison — l'adresse et les informations complémentaires accompagnent la commande.
Résumé
- Les clients sont créés une fois et réutilisés sur plusieurs comptes
- Nom et Téléphone sont obligatoires ; le numéro de téléphone doit être unique
- Un client lié est ce qui permet les tickets TVA par e-mail, les tickets numériques et la facturation
- L'accès est contrôlé par la permission Clients