Rapporten en exports
Wat het Posbel Admin panel voor een periode kan opleveren: de cijfers op het scherm, de PDF-rapporten die u aan uw boekhouder bezorgt, en de CSV-exports die eronder liggen.
Note
Alles hier werkt in beide versies. Wat verschilt, is welk document gezaghebbend is en hoe een gezochte periode geselecteerd wordt — zie Hoe een periode geselecteerd wordt en Wat de gecertificeerde versie verandert.
Welke pagina welke vraag beantwoordt
| Vraag | Pagina |
|---|---|
| Wat hebben we ontvangen, en hoeveel btw zijn we verschuldigd? | Dienst Z — zie Diensten |
| Wat is er verkocht, en wanneer? | Dashboard en Bestelgeschiedenis |
| Wie heeft gewerkt, en hoe lang? | Diensten per gebruiker, in de statistieken van een dienst |
| Waar is een ontbrekend bedrag gebleven? | De Betaaltransacties van de rekening — zie Betaaltotalen |
Alles vertrekt van Dienst Z, de enige weergave die het geld volgt in plaats van de bediening. Rekeningen en Bestelgeschiedenis worden doorzocht op het moment van bediening, en dat is de verkeerde vraag voor een btw-aangifte — zie Boekhouding.
Een kwartaal, stap voor stap
Dit is de volledige routine voor een btw-kwartaal. Ze is dezelfde voor een maand of een jaar; alleen de datums veranderen.
1. Stel de periode in
Zet op Dienst Z de Startdatum en de Einddatum op het kwartaal, bijvoorbeeld 1 januari tot 31 maart.
De totalen op de pagina dekken meteen de hele doorzochte periode. Er hoeft niets met de hand opgeteld te worden en geen enkele dienst hoeft geopend te worden.
2. Controleer of er niets meer openstaat
Een dienst die nog Bezig... toont, heeft geen afsluitcijfers. Handel die af voor u aangeeft: haar ontvangsten liggen nog niet vast en ze verschuiven uw totalen zodra ze afgesloten wordt.
3. Lees de twee panelen
- Totaal — contant, kaart, overschrijving, aangeboden, krediet en fout voor de periode, plus het algemene totaal. Dit zijn de betaalde en afgesloten transacties.
- Btw — elk tarief dat in de periode voorkwam, telkens met Excl. btw, Btw en Totaal.
Note
De twee panelen meten niet hetzelfde. Het btw-paneel bevat alle bestellingen, betaald of niet; het totaalpaneel telt enkel wat betaald is. Een verschil is normaal in een periode met openstaande rekeningen, het is geen fout.
4. Download de rapporten
Open de knop Downloaden bovenaan de dienstenlijst. Ze biedt drie dingen:
| Keuze | Wat u krijgt |
|---|---|
| Z downloaden | Een PDF-samenvatting van de periode — het document voor de boekhouder |
| X downloaden | Een PDF met wat er verkocht is, dienst per dienst |
| CSV | De dienstenlijst zelf als rekenblad |
Beide PDF's dekken de boekingsdatums die uw periode selecteert, en dat is niet helemaal hetzelfde als die datums zelf — zie Hoe een periode geselecteerd wordt. Wilt u dezelfde rapporten voor één handelsdag, open dan die dienst en gebruik daar dezelfde knop Downloaden.
5. Voeg het detail toe dat uw boekhouder vraagt
De CSV-exports per tabel staan een niveau dieper, in de statistiekweergave van een dienst. Zie De CSV-exports hieronder.
Hoe een periode geselecteerd wordt
Een datumbereik knipt de kalender niet zomaar door. Het selecteert boekingsdatums, en het neemt ze in hun geheel.
Een boekingsdatum wordt gekozen wanneer haar eerste dienst start binnen uw bereik. Eenmaal gekozen worden al haar diensten meegenomen, ook een dienst die na uw einddatum begon. Een boekingsdatum waarvan de eerste dienst voor uw startdatum begon, valt volledig weg, ook als ze nog liep toen uw bereik begon.
Het gevolg is precies wat voor rapportering telt: een boekingsdatum wordt nooit over twee periodes gesplitst. Zoek januari tot maart en daarna april tot juni, en geen enkele handelsdag wordt dubbel geteld of valt ertussenuit.
Waarom een boekingsdatum meerdere diensten kan bevatten
| Versie | Wat een boekingsdatum bevat |
|---|---|
| Belgisch SCE-gecertificeerd | Eén of meer diensten. Het personeel kiest bij het afsluiten of de dag eindigt |
| Internationaal | Precies één dienst. Elke afsluiting beëindigt de boekingsdatum |
Aan de kassa vraagt het afsluiten van een dienst in de gecertificeerde versie Einde dag ?. Dag afsluiten sluit de boekingsdatum af en maakt het Z-rapport van die dag; Boekingsperiode afsluiten sluit enkel die sessie af, en de dienst die daarna geopend wordt, sluit aan bij dezelfde boekingsdatum. Zo houdt een zaak met een middag- en een avondservice die op één fiscale dag.
In de internationale versie wordt de vraag niet gesteld en staat elke dienst op zichzelf, waardoor de regel hierboven onzichtbaar blijft: een bereik selecteert precies de diensten die erin gestart zijn.
Tip
Dit maakt een kwartaal veilig om aan te geven. Een boekingsdatum die op 31 maart opende en op 1 april sloot, hoort volledig bij het eerste kwartaal, want daar startte haar eerste dienst, en ze duikt niet opnieuw op in het tweede.
Note
Z downloaden vanuit één dienst geeft de volledige boekingsdatum waartoe die dienst behoort, niet alleen die sessie. Op een gecertificeerde dag met meerdere diensten levert elk van hen hetzelfde document op.
De PDF-rapporten
Beide rapporten worden aangemaakt op het moment dat u ze vraagt, dragen bovenaan de naam van uw zaak en de periode, en komen rechtstreeks op uw computer terecht.
Tip
Hier komt een gecumuleerde Z voor een week, een maand of een kwartaal vandaan. Stel het bereik in op Dienst Z en neem dan Downloaden → Z downloaden: de pdf dekt alles wat in dat bereik valt. Vraagt u ze vanuit één dienst, dan geeft dezelfde actie die ene boekingsdatum.
De kassa kan dat niet. In de Posbel app drukt History shift afdrukken de Z van één dienst tegelijk af, want dat is een papieren ticket voor één sessie — zie Zaakdienst. Neem de app wanneer u een ticket in handen nodig hebt; neem het panel wanneer u de cijfers van een periode nodig hebt.
Warning
Geen van beide PDF's is een gecertificeerd fiscaal document. Het zijn beheersrapporten: cijfers om te lezen, te rijmen en aan een boekhouder te bezorgen. Onder de Belgische SCE-certificering is het gezaghebbende document het Z-rapport dat de kassa afdrukt, ondertekend door de fiscale module en met haar controlegegevens op het ticket. Dat is het document dat een controleur aanvaardt — zie Zaakdienst.
Z downloaden — de samenvatting van de periode
Het document om naar de boekhouder te sturen. Het bevat, voor de doorzochte periode:
- Shifts — één lijn per handelsdag, met begin, einde en de totalen per betaalwijze
- Total Shifts — die lijnen opgeteld, de ontvangsten van de hele periode
- Geforceerde betalingen — betalingen die geregistreerd werden zonder bevestiging van de terminal of de kassalade, per personeelslid, wanneer die voorkwamen
- VAT Total — per btw-tarief, met Rate, Base, VAT en TTC
- VAT by parent group — dezelfde btw, verdeeld over uw hoofdproductgroepen
Tip
Punt 5 is wat boekhouders vragen en weinig mensen vinden. Het geeft de btw op het niveau waarop u echt aangeeft — eten tegenover drank bijvoorbeeld — in plaats van product per product.
Warning
Een geforceerde betaling is een betaling die een personeelslid registreerde door een niet reagerende betaalterminal of kassalade te omzeilen, via Betaling forceren aan de kassa. Het geld staat geboekt, maar geen enkele terminal heeft het bevestigd. Een periode met geforceerde betalingen verdient een vergelijking met het overzicht van uw terminal voor u iets indient.
X downloaden — wat er verkocht is
De operationele tegenhanger, en het document om zelf bij te houden. Per dienst geeft het de samenvatting en de btw van die dienst, en splitst het de handel daarna op per product, per groep, per hoofdgroep, btw per hoofdgroep en per gebruiker, met de geforceerde betalingen waar die voorkwamen.
Elke lijn per product, groep en hoofdgroep wordt in vier kolommen gesplitst in plaats van tot één cijfer herleid:
| Kolom | Wat ze telt |
|---|---|
| Sales | Verkochte artikelen |
| Refund | Aan de klant terugbetaalde artikelen |
| Correction | Artikelen die na registratie geannuleerd, tegengeboekt of geherprijsd zijn |
| Other neg. | De overige negatieve bewegingen |
Elke cel draagt het bedrag en, tussen haakjes, de eenheden erachter.
Dekt de periode meer dan één dienst, dan komt er achteraan een rubriek All Summary bij, die alle diensten tot één set tabellen samenvoegt. Dat is de rubriek die u voor een kwartaal leest; de rubrieken per dienst erboven dienen om één handelsdag te onderzoeken.
Warning
Geen van beide PDF's is een factuur of een btw-ticket, en het document zegt dat op zijn laatste bladzijde. Het rapport wordt opgebouwd op het moment dat u het vraagt en wordt aan de kant van Posbel niet bewaard: het bijhouden naast uw oorspronkelijke btw-tickets en facturen is uw verantwoordelijkheid. Het vervangt nooit het ondertekende ticket van de kassa of haar Z-rapport.
Note
Sommige rubriektitels in de PDF verschijnen in het Engels, ook wanneer het panel in het Frans of het Nederlands staat. De cijfers en de opmaak blijven daardoor onaangetast.
De CSV-exports
CSV is voor alles wat u wilt sorteren, filteren of aan de software van een boekhouder bezorgen.
Vanaf de dienstenlijst exporteert het menu Downloaden de lijst zelf: één lijn per dienst met haar totalen.
In de statistiekweergave van een dienst heeft elke tabel haar eigen downloadknop naast de titel:
| Export | Inhoud |
|---|---|
user_details |
Ontvangsten per personeelslid, per betaalwijze |
user_shift |
Gewerkte diensten en totale uren per persoon — het cijfer voor de loonadministratie |
group_details |
Omzet per productgroep |
parent_group_details |
Hetzelfde, samengeteld, met btw-detail |
product_details |
Omzet per product, met aankoopprijs waar die ingesteld is |
Stel eerst een periode in en de statistiekweergave — en elke export erop — dekt de hele periode in plaats van één handelsdag. Zie Statistieken over een hele periode.
Gewerkte uren
De uren van uw personeel staan in de tabel Diensten per gebruiker van de statistiekweergave, niet op een eigen pagina.
Geopend op een periode geeft ze één lijn per werknemer met het aantal gewerkte diensten en de totale duur, en dat is het cijfer dat de loonadministratie nodig heeft. Geopend op één dienst somt ze elke afzonderlijke aanmelding op.
→ Overzichten van werknemersdiensten
Verkoop analyseren
Rapportering zegt wat u verschuldigd bent. Dit zegt wat werkt.
| Waar | Wat het u leert |
|---|---|
| Dashboard | Dagelijkse verkoop, gemiddelde korf, topverkopers, piekuren en verkoop per productgroep over het gekozen interval |
| Bestelgeschiedenis | Elk besteld product, doorzocht op het moment van bestellen — trends en prijscontroles |
| Tabel Producten in de statistieken van een dienst | Omzet per artikel voor één handelsdag of een hele periode, met aankoopprijs waar die ingesteld is |
| De vierkolommensplitsing in het X-rapport | Of een zwak cijfer zwakke verkoop is of een grote correctie |
Tip
Een groepstotaal dat zwak lijkt, leest heel anders zodra correcties van verkoop gescheiden zijn. Tot één cijfer herleid zijn beide niet te onderscheiden, en dat is de meest voorkomende misinterpretatie van een periode.
→ Dashboard · Bestelgeschiedenis
Wat de gecertificeerde versie verandert
Beide PDF-rapporten en elke CSV-export zijn ook in het gecertificeerde panel beschikbaar. Twee dingen verschillen.
Een periode wordt per boekingsdatum geselecteerd. Een gecertificeerde dag kan meerdere diensten bevatten, dus de regel hierboven heeft zichtbare gevolgen: een rapport kan een dienst bevatten die na uw einddatum begon, en de totalen van één boekingsdatum worden nooit over twee rapporten verdeeld.
Deze documenten zijn niet de fiscale documenten. Wat het panel maakt, is in beide versies operationele rapportering.
Warning
Gebruik voor een controle of een officiële aangifte onder de Belgische SCE-certificering het ondertekende btw-ticket en het Z-rapport dat de kassa afdrukt, met de controlegegevens van de fiscale module — zie Zaakdienst. De PDF van het panel is geen gecertificeerd fiscaal document en vermeldt dat op zijn laatste bladzijde, wat geen formaliteit is.