Shift établissement

Après la connexion par PIN, le système vérifie si une période d'enregistrement (aussi appelée shift établissement) a été démarrée pour la journée en cours.

Si aucune période n'est active, l'utilisateur est dirigé vers l'écran Start Shift. Cette étape est obligatoire avant toute opération (commande, paiement, etc.).

À quoi cela sert

Une période d'enregistrement définit la plage d'exploitation de l'établissement — elle marque le moment où le système enregistre activement les ventes et traite les transactions.

Démarrer une période d'enregistrement est obligatoire pour activer les fonctions de caisse.

Fonctionnement

Quand aucune période n'est active

L'utilisateur est invité à démarrer un nouveau shift.
Une fois démarré, le système donne accès complet aux fonctions de commande et de paiement.
Si l'utilisateur n'a pas encore démarré son shift travailleur, le système le lui demande ensuite.

Quand une période est déjà active

Si un shift est déjà en cours, le système saute cette étape.
Il vérifie à la place si l'utilisateur en cours a démarré un shift travailleur.
Si ce n'est pas le cas, l'écran de démarrage/arrêt du shift travailleur lui est présenté.

Ce que le personnel peut voir

Masquer les informations du service dans le Posbel Admin panel retire les totaux du shift — les types de paiement et les montants encaissés — de l'écran de shift.

Note

Les administrateurs voient les totaux quel que soit ce réglage. Il masque les chiffres au personnel ordinaire, pas à vous.

Ouverture et clôture automatiques

Les shifts peuvent s'ouvrir et se clôturer automatiquement aux heures configurées pour votre établissement dans le Posbel Admin panel, plutôt que de dépendre du personnel pour le faire au bon moment.

Cela vaut désormais dans la version belge certifiée SCE comme dans la version internationale.

Warning

Si une clôture automatique échoue, l'établissement est prévenu par e-mail — l'objet indique « Le shift de … n'a pas pu être clôturé automatiquement ». Traitez cet e-mail comme une tâche : le shift est toujours ouvert, et la journée n'est pas clôturée tant que ce n'est pas réglé.

Tip

La clôture automatique est un filet de sécurité pour le soir où tout le monde oublie, pas un remplacement de la clôture délibérée de la journée. Vérifiez la boîte de notification dans votre routine du matin.

Compter la caisse

Au démarrage et à l'arrêt d'un shift, l'application vous demande de Saisir le montant en espèces. C'est le fait de compter aux deux bouts qui permet à l'application de vous dire si la caisse tombe juste.

Au démarrage : le fond de caisse

Comptez ce qu'il y a dans le tiroir avant le service et saisissez-le. C'est votre Cash-Start — l'argent déjà présent, qui n'est pas une recette.

Ne rien saisir équivaut à zéro. C'est correct si vous démarrez réellement à vide, mais si vous constituez un fond de caisse sans le compter, chaque shift paraîtra en excédent du montant du fond.

À la clôture : le comptage

Recomptez le tiroir à la fin et saisissez le montant. C'est votre Cash-End.

L'application calcule alors :

Chiffre	Signification
Cash-Start	Ce qu'il y avait dans le tiroir au départ
Cash-End	Ce que vous avez compté à la fin
Cash-Payé	Les espèces enregistrées par le système pendant le shift
Trou de caisse	La différence entre les deux

Le Trou de caisse compare les espèces que le système dit avoir encaissées à celles qui sont réellement apparues dans le tiroir :

Zéro — le tiroir concorde avec le système
Autre chose — le shift est signalé, et le chiffre vous dit de combien et dans quel sens

Warning

Une différence non nulle est signalée dans les deux sens. Un excédent compte autant qu'un manque : il signifie généralement qu'un paiement a été enregistré en carte alors qu'il a été encaissé en espèces, ou que la monnaie a été rendue à partir d'un mauvais montant.

Tip

Comptez le tiroir avant de regarder le montant attendu. Connaître le chiffre à atteindre est le moyen le plus rapide de compter jusqu'à lui.

Vous pouvez aussi laisser un Commentaire au démarrage ou à la clôture d'un shift — l'endroit où noter une raison connue à un écart, tant que vous vous en souvenez.

Le fond sur le rapport

Cash-Start et Cash-End sont imprimés sur le rapport Z de la date d'enregistrement, de sorte que les comptages d'ouverture et de clôture restent attachés aux chiffres du jour.

Arrêt de shift et clôture de journée

Lorsqu'un utilisateur tente d'arrêter une période d'enregistrement, le système demande Fin de journée ? :

Voulez-vous clôturer la date d'enregistrement en cours et générer le rapport Z de fin de journée ?

Si l'utilisateur confirme :

La date d'enregistrement est clôturée.
Un rapport Z de chiffre d'affaires et par utilisateur est généré, résumant tous les shifts (périodes d'enregistrement) associés à cette date.

Note

Plusieurs périodes d'enregistrement (shifts établissement) peuvent se succéder dans une même journée. Chaque démarrage et arrêt de shift ouvre et clôture une période d'enregistrement pour cette date d'enregistrement.

Warning

Confirmer le « dernier shift de la journée » déclenche la clôture journalière et ne devrait être fait que lorsqu'aucun autre shift n'est attendu ce jour-là.

Consulter et réimprimer les rapports

Après la clôture d'une date d'enregistrement :

Le rapport Z est enregistré au moment de la clôture : il n'est donc jamais perdu avec le papier.
Ce rapport Z peut être réimprimé à tout moment, et la réimpression contiendra des données identiques à l'impression d'origine — ce qui garantit conformité et traçabilité.
Le rapport X du shift en cours peut lui aussi être imprimé à tout moment (si un shift est actif).

Pour accéder aux rapports et les réimprimer :

L'utilisateur doit être connecté avec un compte administrateur.
Dans la Posbel app, touchez le bouton Menu.
Choisissez Imprimer l'historique du shift.
De là, l'utilisateur peut :
- Parcourir les shifts passés (périodes d'enregistrement)
- Imprimer le rapport Z de n'importe quelle date d'enregistrement clôturée
- Imprimer le rapport X du shift en cours (s'il en existe un)

Warning

Cette fonction n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un accès administrateur. Les utilisateurs ordinaires ne voient pas l'option Imprimer l'historique du shift et ne peuvent pas l'utiliser.

Note

Un service à la fois. L'impression porte sur le service que vous avez choisi dans la liste : il n'y a donc aucun moyen d'imprimer depuis la caisse un Z couvrant une semaine, un mois ou toute autre période — elle imprime un ticket papier pour une seule session.

Pour une période, passez par le Posbel Admin panel : réglez la plage sur Service Z et prenez Télécharger → Télécharger Z, qui produit un seul PDF pour tout ce que contient cette plage. C'est le document à envoyer à un comptable — voir Rapports et exports.

Ce que contiennent les rapports

Le détail produit sur le rapport Z

Le rapport Z peut inclure une section listant chaque produit vendu pendant la date d'enregistrement, en plus des totaux. Cette section est facultative et s'active par établissement dans les paramètres du Posbel Admin panel.

Activée – le rapport Z imprime la ventilation produit par produit.
Désactivée – le rapport Z s'imprime sans elle, ce qui garde le ticket court.

Note

Cette section n'est pas imprimée dans la version belge certifiée SCE, où le contenu du rapport Z est fixé par la certification.

La diminution du chiffre d'affaires sur le rapport X

La section diminution du chiffre d'affaires — le total des montants négatifs, suivi de leur détail — est imprimée sur le rapport X comme sur le rapport Z, afin que les corrections faites pendant un shift en cours puissent être vérifiées avant la clôture de la journée.

La section indique aussi le total des remises accordées sur le shift, de sorte que promotions et réductions se lisent à côté des autres mouvements négatifs plutôt que d'être reconstituées ticket par ticket.

Note

Dans la version belge certifiée SCE, cette section est présentée comme l'exige la certification et n'est pas concernée par ce comportement.

Note

Plusieurs périodes d'enregistrement peuvent être créées en une journée. Le rapport Z n'est généré et enregistré que lorsque le dernier shift de la journée est clôturé et confirmé comme tel.

Tip

Réimprimer un rapport Z plus tard est particulièrement utile si le ticket papier a été perdu ou si une copie supplémentaire est nécessaire pour un contrôle ou la comptabilité.

Résumé

Un shift établissement doit être démarré avant que la moindre fonction de caisse ne devienne disponible.
Plusieurs shifts peuvent se succéder dans une journée.
Clôturer le dernier shift de la journée déclenche la clôture journalière et la génération des rapports Z et X pour la date d'enregistrement.
Une fois une période d'enregistrement démarrée, le système vérifie si l'utilisateur a un shift travailleur actif et le lui demande le cas échéant.