Déroulement du paiement

L'écran de paiement sert à solder un compte après l'envoi de la commande. Il donne une vue du solde restant, des moyens de paiement et des étapes de confirmation.

Accéder à l'écran de paiement

Après avoir envoyé au moins un produit en cuisine :

Touchez le bouton rouge de carte bancaire en haut à droite de l'écran de commande
Vous arrivez sur l'écran de paiement

Disposition de l'écran de paiement

Partie haute

Montant restant : ce qui reste à payer
Total payé : ce qui a déjà été payé

Note

Un compte ne doit pas être soldé en une fois. Un client peut payer une partie de l'addition et le compte reste ouvert pour le solde — voir Payer un montant libre (paiement partiel). Cela fonctionne dans les deux versions.

Panneau de gauche

Liste des produits : les articles du ticket à payer

En bas à gauche

Moyens de paiement disponibles :
Affiche les types de paiement que l'utilisateur en cours est autorisé à utiliser, selon les permissions définies dans le Posbel Admin panel.

Finaliser le paiement

Touchez le moyen de paiement voulu (espèces, carte…)
Dans le panneau de droite :
- Confirmez que le paiement a été reçu
- Pour un paiement en espèces, saisissez le montant reçu (100 EUR, par exemple)
- Le système calcule automatiquement la monnaie à rendre

Tip

L'outil de calcul des espèces remplace la calculatrice — saisissez simplement ce que le client a donné, et l'application affiche la monnaie à rendre.

Warning

Il est important de noter que l'outil de calcul des espèces n'est ni une entrée ni une sortie d'argent, et qu'il n'enregistre pas dans la caisse les coupures utilisées pour le paiement. C'est un simple outil de calcul, pour aider à déterminer la monnaie à rendre.

Une fois confirmé :
- Le paiement est enregistré
- Le compte est automatiquement clôturé
- Les données sont synchronisées côté serveur

Payer un montant libre (paiement partiel)

Un client peut payer une partie de l'addition — un montant rond, sa part de la table, un acompte — sans que le compte soit clôturé. Le montant se saisit sur un pavé numérique plutôt que d'être déduit des articles du ticket.

Saisir le montant

Ouvrez l'écran de paiement du compte.
Touchez le bouton du pavé numérique dans la barre du haut, à droite du bouton pourcentage (%).
Le panneau Montant s'ouvre et vous demande de « Veuillez saisir le montant à payer ». Tapez le chiffre sur le pavé — utilisez la touche , pour les centimes.
Confirmez par la coche verte. La croix rouge annule sans rien changer.
Choisissez le moyen de paiement et confirmez le paiement comme d'habitude.

Le montant saisi ne peut pas dépasser ce qui reste dû — le pavé s'arrête au montant restant, si bien qu'un compte ne peut jamais être surpayé de cette façon.

Tip

Le même panneau s'ouvre si vous touchez une ligne de produit qui ne peut pas être sélectionnée pour le paiement. C'est l'application qui vous dit que ce compte doit être soldé par montant plutôt que par article.

Ce qui arrive au solde

Le paiement est enregistré pour exactement le montant saisi, et le compte reste ouvert avec la différence à payer. Le Montant restant en haut de l'écran baisse de ce qui a été encaissé et le Total payé monte d'autant. Répétez l'opération pour le client suivant, jusqu'à ce que le montant restant atteigne zéro et que le compte se clôture.

Une fois un montant libre encaissé

Le premier montant libre change la façon dont le reste du compte est soldé : l'application vous prévient donc avant d'y arriver :

Après l'application d'un paiement d'un montant libre, vous ne pourrez plus offrir d'articles ni appliquer de promotions sur ce compte

À partir de là, sur ce compte :

Les articles ne peuvent plus être sélectionnés pour être payés. Les listes payées et impayées fusionnent en une seule liste de tout ce qui figure sur le ticket.
Chaque paiement suivant est un montant libre. Toucher un moyen de paiement propose la totalité du montant restant, et le bouton du pavé permet de le réduire.
Offert, Erreur et le bouton de remise en pourcentage (%) disparaissent.

Warning

Appliquez toute remise, et offrez les articles, avant d'encaisser le premier montant libre. Ensuite, ces options disparaissent pour le reste du compte — voir Remises.

Partager une addition entre clients

Les montants libres et la sélection d'articles sont deux façons différentes de partager une même addition, et elles ne se mélangent pas sur un même compte :

Les clients veulent	Utilisez
Payer chacun ce qu'il a commandé	Sélectionnez leurs articles sur l'écran de paiement, puis encaissez
Payer chacun un montant — la moitié, un chiffre rond, sa part	Le bouton du pavé numérique et un montant libre

Décidez de la méthode qui convient à la table avant le premier paiement, car encaisser un montant libre exclut le paiement par article pour le reste du compte.

Dans la version belge certifiée SCE

Les paiements partiels sont disponibles dans la version certifiée, et chacun est enregistré fiscalement au moment où il est encaissé.

Une différence s'applique. Les espèces sont arrondies dans la version certifiée, et lorsqu'un paiement en espèces d'une partie d'un compte nécessite un arrondi, l'application vous demande d'abord de confirmer, sous Arrondi des espèces :

Ce paiement en espèces nécessite un arrondi. Après ce paiement, vous ne pourrez plus sélectionner d'articles individuels à payer. Vous devrez saisir un montant libre pour les paiements restants.

Accepter l'arrondi bascule donc le compte en montants libres pour ce qui reste, exactement comme le fait la saisie manuelle d'un montant. Payer tous les articles restants en une fois ne demande pas d'arrondi et ne déclenche pas ce message.

Paiements par carte échoués

Lorsqu'un paiement par carte n'aboutit pas, l'écran de paiement affiche une animation d'échec avec Le paiement par carte a échoué et le message renvoyé par le terminal lui-même (un refus, ou une annulation par le client, par exemple).

Cela vaut pour tous les paiements par carte échoués : la raison donnée par le terminal est donc toujours visible sur la tablette, sans devoir lire l'écran du terminal.

Tip

Le message vient du terminal : c'est l'indication la plus fiable de la raison de l'échec. Lisez-le avant de relancer le paiement.

Terminaux de paiement

Le terminal utilisé par une caisse se configure par utilisateur dans le Posbel Admin panel. Outre les terminaux raccordés au réseau, une application de terminal installée sur la même tablette peut être utilisée : l'application transmet le paiement au terminal et en récupère le résultat automatiquement, si bien que tout se passe sur un seul appareil.

Note

Le type, l'adresse et l'identifiant du terminal se règlent sur l'utilisateur dans le Posbel Admin panel. Voir la page Utilisateurs.

Rembourser avec un monnayeur

Lorsque votre établissement utilise un monnayeur et que les remboursements sont activés, un remboursement peut être versé au client directement par la machine.

Ouvrez le compte et touchez Remboursement.
Sélectionnez les articles à rembourser. Le bouton les compte — Rembourser 2 articles.
Confirmez.

La confirmation crée un compte de remboursement contenant les articles sélectionnés. Le montant est ensuite versé par le monnayeur, de la même façon qu'un paiement y est encaissé.

Note

Le texte à l'écran le confirme avant que vous ne continuiez : « Sélectionnez les articles à rembourser ; la confirmation créera un compte de remboursement pour traiter l'opération. »

Tip

Si la machine verse un montant légèrement différent de celui demandé, le compte est ajusté au montant réellement traité par la machine, pour que la caisse reste alignée sur le tiroir.

Paiements à plusieurs

Les boutons + / – permettent de partager l'addition visuellement entre plusieurs clients
Cette fonction n'affecte ni la logique de paiement ni les enregistrements
Elle sert uniquement à aider à diviser les totaux quand des clients veulent partager le paiement

Remises

Une remise se saisit en pourcentage et peut s'appliquer à un produit, à plusieurs produits sélectionnés ou au compte entier. Tous les chemins ouvrent la même fenêtre, Appliquer une remise, qui demande de « Veuillez saisir le montant de la remise en pourcentage ».

Les remises s'appliquent aux commandes déjà envoyées : une table en cours de service peut donc être remisée sans être clôturée.

Un produit

Ouvrez le compte et trouvez le produit dans le panneau de commande.
Touchez le produit pour ouvrir ses actions.
Choisissez Ajouter promo.
Saisissez le pourcentage et confirmez. Le chiffre s'arrête à 100 — une ligne ne peut pas être réduite de plus que son propre prix.

La remise s'attache à cette ligne uniquement. Répétez l'opération pour chaque produit à réduire.

Plusieurs produits, ou le compte entier

Les deux se font depuis l'écran de paiement, avec le même bouton pourcentage (%) de la barre du haut. Ce sur quoi la remise atterrit dépend de ce qui est sélectionné quand vous le touchez :

Avant de toucher %	La remise s'applique à
Rien de sélectionné	Le compte entier
Un ou plusieurs articles sélectionnés	Uniquement les articles sélectionnés

Ouvrez l'écran de paiement du compte.
Sélectionnez les articles à réduire — ou ne sélectionnez rien pour tout remiser.
Touchez le bouton pourcentage (%) dans la barre du haut.
Saisissez le pourcentage et confirmez.

La réduction va jusqu'à 100 % et s'affiche sous forme de pourcentage négatif, par exemple -10%.

Tip

Sélectionner des articles est le moyen le plus rapide de remiser une partie d'une addition — les boissons mais pas les plats, ou les plats d'un convive sur une table partagée. Cela évite d'ouvrir les actions de chaque produit l'une après l'autre.

Note

La sélection est effacée une fois la remise appliquée. C'est délibéré : cela empêche d'encaisser le montant que vous aviez sélectionné avant que la réduction ne soit calculée. Resélectionnez les articles si vous voulez ensuite ne payer que ceux-là.

Tip

Utilisez la remise sur tout le compte au moment de solder une addition — un geste pour une commande en retard, un repas du personnel, une réduction commerciale. Utilisez une sélection, ou la remise par produit, quand seule une partie de la commande doit baisser.

Qui peut appliquer une remise

Les remises sont régies par la même permission qu'offrir un article :

un utilisateur ayant la permission Offert, ou
Autoriser mode de paiement offert activé pour tout l'établissement dans le Posbel Admin panel

Les administrateurs peuvent toujours en appliquer une, sans qu'aucune permission ne leur soit accordée. Si aucune des deux conditions n'est remplie, Ajouter promo n'apparaît pas dans les actions du produit et le bouton pourcentage est absent de l'écran de paiement — voir Utilisateurs.

Warning

Un paiement d'un montant libre ferme la porte aux remises. Une fois qu'un tel paiement a été saisi sur un compte, l'application prévient : « Après l'application d'un paiement d'un montant libre, vous ne pourrez plus offrir d'articles ni appliquer de promotions sur ce compte », et les options de remise disparaissent pour ce compte.

Appliquez toute remise avant d'encaisser un montant libre.

Sur le ticket

Le ticket montre les deux moitiés du calcul — le prix d'origine et la réduction — plutôt qu'un seul chiffre réduit. Voir Promotions sur les tickets.

Les remises accordées sur un shift sont aussi totalisées sur les rapports X et Z, afin d'être examinées sans devoir les reconstituer ticket par ticket. Voir Shift du magasin.

Note

Dans la version belge certifiée SCE, une remise appliquée à une ligne déjà enregistrée fiscalement est consignée comme une correction de cette ligne. Un article remisé qui a été corrigé ne peut plus être remboursé — voir Remboursements.

Additions provisoires

Une addition provisoire (reçu préliminaire) peut s'imprimer de deux façons :

Depuis l'écran de commande, en touchant le bouton bleu d'impression
Depuis l'écran de paiement, en touchant le bouton bleu d'impression en bas à droite

L'addition s'imprime immédiatement — il n'y a pas d'étape de confirmation à valider au préalable.

Continuer à servir après une addition provisoire

Imprimer une addition provisoire dans la version belge certifiée SCE ne ferme plus le compte au service. Après l'impression de l'addition, vous pouvez toujours :

Envoyer de nouvelles commandes sur le compte
Appliquer une promotion ou une remise
Offrir des articles
Enregistrer une correction d'erreur
Déplacer des articles vers une autre table ou un autre compte

Chacune de ces actions est enregistrée fiscalement pour elle-même : le compte reste donc conforme pendant que la table continue de commander.

Tip

Cela correspond au déroulement réel d'un service : une table demande l'addition, puis commande un dernier café. Il n'est plus nécessaire d'ouvrir un second compte pour la servir.

Note

Le bouton d'impression du résumé est masqué sur les comptes de remboursement et de correction de paiement. Ces comptes documentent une correction plutôt qu'une vente : un résumé n'y aurait pas de sens.

Comportement du ticket TVA

Version belge certifiée SCE :

Si un client a été rattaché au compte et qu'il dispose d'une adresse e-mail valide, le ticket TVA n'est pas imprimé
Il est envoyé directement par e-mail au client indiqué
Le ticket TVA ne peut pas être réimprimé une fois le compte payé et clôturé, en version 1.x

Warning

Pour des raisons de conformité, les tickets TVA de la version belge certifiée SCE sont à usage unique.
Une fois le paiement terminé, aucune réimpression n'est autorisée.

Autres versions :

Les tickets TVA sont imprimés automatiquement si le réglage est activé dans le Posbel Admin panel
Les réimpressions peuvent être autorisées selon la configuration

Quand le ticket peut être imprimé

Dans la version certifiée, le ticket TVA ne peut être imprimé qu'une fois la vente enregistrée auprès du module fiscal. Le demander plus tôt est refusé par :

Vous ne pouvez pas imprimer le ticket TVA avant que la vente ne soit enregistrée

Attendez la fin du paiement et réessayez. Le ticket doit porter les données fiscales d'une vente enregistrée : il ne peut donc pas être produit à l'avance.

Envoyer une facture

Un client professionnel qui a besoin d'une facture plutôt que d'un ticket est facturé depuis le compte lui-même, une fois celui-ci payé.

Warning

La facturation n'est pas disponible dans la version certifiée SCE belge. Le bouton Facture n'y apparaît sur aucun compte.

Attachez le client avant d'encaisser

La facture est établie au nom du client lié au compte : ce lien doit donc exister avant la clôture du compte.

Sur l'écran de commande, touchez la pastille Client — Client Info en anglais, Klantinformatie en néerlandais — et cherchez le client par numéro de téléphone ou par nom, ou créez-le sur place. Le client doit avoir une adresse e-mail valide, car c'est là que part la facture. Voir Clients.

Warning

Une fois le compte payé et clôturé, la pastille Client ne s'ouvre plus. Un compte passé ne peut pas recevoir de client depuis la caisse. Si le paiement a été encaissé sans client, le compte n'est pas perdu pour autant : le Posbel Admin panel attache un client au moment de l'envoi, voir Historique des comptes → Envoyer une facture.

L'envoi

Ouvrez le compte payé — depuis la liste des comptes de l'écran d'accueil, ou via Recherche ticket
Dans le panneau de détail de la commande, touchez Facture, à côté de Remboursement
Envoyer la facture client s'ouvre : Créer et envoyer une facture au client lié à ce compte
Renseignez le Numéro de facture — Entrez le numéro unique de facture à utiliser pour cette facture. Uniquement des lettres et des chiffres
Touchez Envoyer la facture

La facture est générée et envoyée par e-mail au client. Le bouton affiche alors Facture envoyée avec une coche verte et ne fait plus rien : un compte ne porte qu'une seule facture, définitivement.

Note

Le bouton Facture n'apparaît que sur un compte qui a un client, et seulement pour un utilisateur disposant de Envoyer ou Accès complet dans le groupe Facturation. Voir Utilisateurs → Gérer les permissions.

Si la facture ne peut pas être générée, la caisse en donne la raison — numéro de facture absent ou mal formé, adresse e-mail du client invalide, compte sans produits, ou facture déjà existante. Toutes les conditions sont listées sous Factures → Générer une facture.

Ouverture du tiroir-caisse

Lorsque votre établissement est réglé pour ouvrir le tiroir automatiquement, imprimer un ticket TVA dans la version certifiée ne l'ouvre que si le compte a réellement fait intervenir des espèces.

Le tiroir reste fermé lorsque :

Le compte a été payé entièrement par carte ou un autre moyen sans espèces
Les espèces sont gérées par un monnayeur, qui garde l'argent à l'intérieur
Vous imprimez une copie d'un ticket pour un paiement encaissé plus tôt

Tip

Moins d'ouvertures inutiles du tiroir, c'est moins d'exposition au comptoir et une chose de moins à refermer pendant le service.

Offert et Erreur ne sont pas des moyens de paiement

Offert et Erreur figurent dans la rangée des types de paiement de l'écran de paiement, là où le personnel les trouve — mais aucun des deux n'encaisse d'argent, et aucun n'est enregistré comme une façon de payer.

Bouton	Ce qu'il fait réellement
Offert	Applique une remise de 100 % aux articles choisis
Erreur	Corrige les articles choisis, en les extournant

Les deux sont enregistrés comme des corrections. Ils réduisent ce que le compte doit plutôt que de le solder.

Tip

Cela vaut la peine d'être su au moment de lire vos rapports. Offert et Erreur n'apparaissent jamais comme du chiffre d'affaires — vous les trouverez parmi les corrections, ce qui explique aussi leur présence dans la section « diminution du chiffre d'affaires » des rapports X et Z.

Note

Aucun des deux boutons n'apparaît sur un remboursement ni sur une correction de paiement. Ces deux opérations existent déjà pour annuler quelque chose : y offrir ou y passer un article en erreur l'annulerait deux fois.

Offrir des articles

Sur l'écran de paiement, sélectionnez les articles à offrir — ou ne sélectionnez rien pour offrir tout le compte.
Touchez Offert.

Les articles choisis tombent à zéro et le compte se clôture.

Parce qu'offrir revient à une remise de 100 %, tout ce qui figure dans la section Remises s'y applique également : la même permission, le même comportement sur le ticket, et la même règle selon laquelle un paiement d'un montant libre encaissé au préalable la bloque.

Enregistrer une erreur

Erreur est un raccourci pour corriger plusieurs articles à la fois. Cela fait exactement ce que ferait l'annulation de chacun de ces articles un par un — voir Annuler un produit commandé — alors utilisez-le quand plus d'une ligne du compte est erronée.

Sur l'écran de paiement, sélectionnez les articles à enregistrer comme erreur.
Touchez Erreur.

Deux règles s'appliquent :

Vous devez sélectionner les articles — sinon le message « Vous devez sélectionner les articles à enregistrer comme erreur » apparaît.
Les articles déjà payés ne peuvent pas être marqués comme erreur : « Vous ne pouvez pas enregistrer une erreur sur des articles déjà payés. »

Tip

Si le client a déjà payé, la correction à utiliser est un remboursement, pas une erreur.

Note

Corriger un seul article est souvent plus rapide depuis le panneau de commande : appuyez longuement dessus et choisissez Annuler. Les deux chemins enregistrent la même correction.

Warning

Le crédit client reste indisponible dans la version certifiée, pour tout type de compte et tout utilisateur — administrateurs compris.

Remboursements

Confirmer un remboursement ouvre un compte de remboursement et le laisse ouvert. Le remboursement est ensuite versé depuis ce compte comme une étape distincte, de la même façon qu'un paiement est encaissé — si bien que l'argent qui sort de la caisse est toujours un geste délibéré, et non quelque chose qui se produit dès la confirmation.

Le compte de remboursement est tenu séparé de la table, de sorte que la table peut être réoccupée immédiatement plutôt que d'attendre le remboursement.

Tip

Si un remboursement est confirmé mais jamais versé, son compte est toujours ouvert. Regardez là en premier quand un remboursement promis à un client ne lui est pas parvenu.

Si le remboursement ne peut pas être enregistré, l'application le signale — « Le remboursement n'a pas pu être traité, veuillez réessayer » — et le bouton de confirmation reste indisponible tant que la demande est en cours, pour qu'une connexion lente ne produise pas deux remboursements à partir d'un appui impatient.

Deux limites s'appliquent à ce qui peut y figurer :

Seuls les articles réellement payés par le client peuvent être remboursés. Un article annulé ou extourné n'a jamais été payé, et est refusé par « Vous ne pouvez pas rembourser un article qui a été corrigé ou extourné. »
Un remboursement ne peut être versé qu'en espèces ou par carte : « Un remboursement ne peut être payé qu'en espèces ou par carte. »

Note

Les remboursements fonctionnent de la même façon dans la version belge certifiée SCE et dans la version internationale, et depuis toujours. Ce qui a changé, c'est le moment du versement décrit ci-dessus, pas la façon dont le remboursement est enregistré.

Ce qui figure sur le ticket

Les tickets TVA et de résumé sont consolidés : ils montrent le résultat net du service, pas chaque mouvement qui l'a produit.

Une correction crée toujours deux lignes sur le compte : la ligne d'origine et une ligne négative qui l'annule. Aucune des deux n'est imprimée sur le ticket TVA ou de résumé — la paire s'annule, et imprimer les deux ne ferait qu'ajouter du bruit à un ticket que le client essaie de lire.

Cela vaut pour les trois sortes de correction :

Un article annulé après avoir été enregistré
Une promotion ou un changement de prix appliqué à une ligne déjà enregistrée
Des articles déplacés vers une autre table ou un autre compte

Note

La même règle s'applique au ticket TVA numérique que le client reçoit en PDF : le ticket papier et le ticket numérique montrent donc les mêmes lignes.

Warning

Cela change ce qui est imprimé, pas ce qui est enregistré. Chaque correction reste consignée intégralement à des fins fiscales, et continue d'apparaître dans les rapports et dans le Posbel Admin panel.

Tickets compressés

Les tickets TVA et de résumé peuvent être imprimés dans une mise en page compressée, activable par établissement.

La mise en page compressée porte exactement les mêmes informations que la version standard — les mêmes lignes de produits, promotions, ventilation de TVA et données fiscales — disposées pour consommer moins de papier :

Des séparateurs en pointillés plutôt que des filets graphiques pleine largeur
En-tête, marqueurs de ticket et coordonnées de l'établissement réduits à quelques petites lignes centrées
Des valeurs tassées sur le moins de lignes possible, coupées de sorte qu'aucune valeur ne soit jamais scindée sur deux lignes

Tip

À activer sur les comptoirs à fort volume et à l'à emporter, où le ticket a une vie courte. Rien n'est omis : il reste valable pour le client comme pour vos archives.

Promotions sur les tickets

Lorsqu'une promotion a été appliquée à un produit, le ticket TVA et le ticket de résumé montrent les deux moitiés du calcul :

La ligne du produit porte le prix d'origine, avant promotion
Une ligne en dessous montre la déduction, en montant négatif, avec le même code TVA que le prix au-dessus, et libellée avec le pourcentage accordé — Réduction 10%

La déduction est signée par rapport à la ligne de produit à laquelle elle se rattache : un article promu remboursé imprime donc un seul négatif, et non deux qui se liraient comme une double réduction.

Le client voit donc ce que l'article coûte normalement et ce qui lui a été accordé, plutôt qu'un seul chiffre réduit sans explication.

Note

Une promotion appliquée à une ligne déjà enregistrée fiscalement est consignée comme une correction de cette ligne. C'est pourquoi un article promu, une fois corrigé, ne peut plus être remboursé — voir Remboursements.

Résumé

L'écran de paiement s'ouvre après l'envoi d'au moins un produit
L'outil de calcul des espèces sert à déterminer la monnaie
Les remises sont des pourcentages, appliqués à un produit, aux articles sélectionnés sur l'écran de paiement, ou au compte entier
Une partie d'une addition peut être payée via le bouton du pavé numérique, en laissant le compte ouvert pour le solde
Les paiements clôturent automatiquement le compte après confirmation
Une addition provisoire ne bloque plus les commandes, promotions, offres, corrections d'erreur ou déplacements dans la version certifiée
Le ticket TVA ne peut être imprimé qu'une fois la vente enregistrée
Le tiroir-caisse s'ouvre à une impression TVA certifiée uniquement si le compte a fait intervenir des espèces
Le comportement du ticket TVA dépend de la version et des informations client