Import CSV

L'entrée Import CSV de la barre latérale ouvre un assistant qui crée ou met à jour des produits en masse depuis un fichier CSV. C'est l'outil utilisé pour charger un catalogue dans un établissement — une nouvelle ouverture, une carte fournie sous forme de tableur, ou une liste de prix reprise d'un établissement qui tourne déjà sous Posbel.

Note

L'import est exécuté par votre technicien ou partenaire Posbel, et non depuis le compte d'un établissement. Si vous avez besoin qu'un catalogue soit chargé ou copié, envoyez-lui le fichier en précisant l'établissement concerné. Pour produire ce fichier vous-même, voir Produits → Exporter vos produits.

L'assistant ne modifie jamais le fichier envoyé. Tout ce qu'il fait arrive dans le catalogue de l'établissement de destination.

Les quatre modes d'import

Le mode se choisit à la première étape, à côté du fichier. Il décide si les produits sont créés ou mis à jour, et si les groupes manquants sont construits au passage.

Mode	Ce qu'il fait
Import Inter-orga	Duplique tous les produits d'une organisation vers une autre. Le fichier provient d'un export Posbel réalisé dans un autre établissement.
Import CSV externe	Ajoute des produits depuis un fichier CSV externe. Pour une liste fournisseur ou un tableur qui n'est jamais passé par Posbel.
Ajouter aux groupes existants	Ajoute les produits par productGroupId, avec création du groupe s'il manque. Les produits arrivent dans les groupes désignés par le fichier ; ce qui ne correspond à rien reçoit un groupe de remplacement.
Import de modification	Met à jour les produits existants dans la même organisation. Modifie les produits déjà présents au lieu d'en créer.

Import Inter-orga est le mode déjà sélectionné à l'arrivée. Changez-le avant de continuer si le fichier l'exige : ce choix détermine les colonnes que vous pouvez associer et si des groupes sont créés.

Warning

L'Import de modification écrase les valeurs des produits qu'il reconnaît. Il n'y a pas d'annulation. Prenez d'abord un export de l'établissement de destination, pour disposer d'un point de comparaison ou de retour.

Les cinq étapes

Étape	Ce qui se passe
1. Import de fichier	Envoyez le fichier. CSV uniquement — tout autre format est refusé par « Format incorrect, Veuillez utiliser un CSV ». Le mode d'import se choisit ici aussi.
2. Mapping des données	Cochez les colonnes à reprendre et indiquez quel champ produit chacune remplit.
3. Verification des groupes	Vérifiez les groupes de produits qui seront créés et fixez leur TVA.
4. Mapping des entités	Complétez ou remplacez des champs sur plusieurs lignes avant l'import.
5. Résumé	Cochez les lignes à importer et confirmez.

Avancez avec Next Step et Back ; la dernière étape se confirme par Finish. L'étape 1 ne passe pas tant qu'aucun fichier n'est joint et qu'aucun mode n'est choisi.

Note

Back, Next Step et Finish, ainsi que la ligne qui compte les groupes à créer, s'affichent en anglais quelle que soit la langue du panel.

À quel établissement appartient le fichier

L'assistant lit la colonne d'organisation de la première ligne du fichier et la compare à l'établissement auquel vous êtes connecté. Cette seule comparaison décide si des groupes sont créés :

Fichier venant d'un autre établissement — les groupes du fichier n'existent pas ici : l'assistant les rassemble et les propose à la création sur Verification des groupes.
Fichier venant de ce même établissement — rien n'est créé. Verification des groupes affiche « Aucun groupe à créer », et les produits sont censés correspondre à des groupes déjà présents.

Un fichier sans colonne d'organisation compte comme « un autre établissement » : la création de groupes est donc proposée.

Verification des groupes — c'est ici que les groupes sont créés

Verification des groupes liste chaque groupe que l'import entend créer, avec son Nom, sa TVA In et sa TVA Out. Une ligne d'en-tête les compte : « N group(s) will be created on next step. »

La TVA In et la TVA Out de chaque groupe se règlent depuis le menu déroulant de sa ligne — 0 %, 6 %, 12 % ou 21 %.
Cochez plusieurs groupes et utilisez la modification en lot pour leur appliquer la même TVA d'un coup.

Les groupes sont rapprochés par nom, sans tenir compte de la casse, des accents, des espaces ni de la ponctuation : Boissons fraiches, boissons-fraîches et BOISSONSFRAICHES sont donc traités comme un seul groupe, créé une seule fois.

Warning

Les groupes sont créés dès que vous quittez Verification des groupes pour Mapping des entités — pas à la fin. Abandonner l'assistant après ce point laisse les nouveaux groupes dans le catalogue, vides. Vérifiez la liste avant de continuer et, si un import est abandonné, supprimez les groupes orphelins à la main.

Ce qu'un groupe créé reçoit, et ce qu'il ne reçoit pas :

Repris du fichier lorsque l'export le fournit : le nom du groupe, sa TVA, sa couleur et ses propres réglages.
Mis par défaut quand le fichier ne porte qu'un nom : TVA In 12 %, TVA Out 6 %, visible partout, impression cuisine désactivée, aucune imprimante.
Jamais repris : le groupe parent. Chaque groupe créé arrive au premier niveau : une carte imbriquée doit donc être reconstruite dans l'établissement de destination avec Gérer les sous-groupes — voir Groupes de produits → Gérer les sous-groupes.
À refaire : l'attribution des imprimantes. Les imprimantes appartiennent à l'établissement où elles ont été créées : rien de ce que portait le fichier ne désigne une imprimante ici. Considérez chaque groupe créé comme dépourvu d'imprimante jusqu'à ce que vous en ayez attribué une — voir Imprimantes.

Mapping des données

Chaque ligne de cette étape correspond à une colonne de votre fichier : son Champ du fichier à gauche, et un menu Associer à à droite nommant le champ produit qu'elle remplit. Les colonnes laissées décochées sont ignorées.

Le Mapping automatique rapproche les colonnes des champs par leur nom, et reconnaît les variantes courantes autant que les noms de colonnes Posbel — nom, designation, label et title vont tous vers le nom du produit, prixttc vers le prix out, quantite, qte et inventory vers le stock. Il se déclenche seul lorsque le fichier porte une colonne d'identifiant produit, ainsi qu'en Import de modification. Relisez toujours ses choix : une erreur ici donne un catalogue erroné.

Les champs qu'une colonne peut remplir : Name, Price in/out, Price out, Price in, Buy price, Vat in/out, Vat in, Vat out, Description, Image URL, Stock, Color, Barcode, Product Group, External Reference, auxquels s'ajoutent Organisation ID, Product ID, Product Group ID et Option Group là où le mode les autorise.

Note

En Import Inter-orga, les colonnes productId, orgId et productGroupId du fichier sont entièrement masquées à cette étape et ne peuvent pas être associées. Elles identifient des enregistrements dans l'établissement source et n'auraient aucun sens ici : chaque produit est donc créé de zéro. Ajouter aux groupes existants est le seul mode qui permet d'associer productGroupId, puisque ce rapprochement est précisément son objet.

Mapping des entités

Cette étape fixe des valeurs sur plusieurs lignes plutôt que colonne par colonne. Choisissez un Champs, saisissez une Valeur, et elle s'applique aux lignes sélectionnées — ou à toutes si rien n'est sélectionné. Servez-vous-en pour ce que le fichier ne porte pas : une TVA omise par le fournisseur, un groupe pour tout un fichier mono-catégorie, un stock à zéro partout.

Deux aides l'accompagnent :

Créer un nouveau groupe — construisez un groupe ici, sans quitter l'assistant, et affectez-y les lignes.
Appliquer la TVA des groupes — lorsqu'un groupe est affecté de cette façon, reprendre aussi sa TVA pour les produits, au lieu de ce qu'indiquait le fichier.

Résumé — et ce qui est réellement importé

La dernière étape affiche chaque produit préparé dans un tableau, toutes les lignes cochées.

Warning

Seules les lignes cochées sont importées. Décocher une ligne retire ce produit de l'import. Si quelqu'un s'est servi de cette étape pour inspecter des lignes, vérifiez qu'aucune n'est restée décochée par inadvertance avant d'appuyer sur Finish.

Finish envoie les lignes cochées et vous ramène à la liste des produits.

Le contrôle avant le Résumé

L'assistant refuse d'atteindre le Résumé tant que chaque ligne préparée n'a pas :

un groupe de produits
une TVA In et une TVA Out, chacune valant 0, 6, 12, 20 ou 21
un prix in et un prix out, aucun des deux négatif

Une seule mauvaise ligne retient tout le fichier. L'assistant revient au Mapping des entités avec « Merci de remplir les champs: Groupe, Tva ». Le message nomme les groupes et la TVA, mais un prix manquant ou négatif provoque le même arrêt : vérifiez donc aussi les prix quand le message apparaît alors que groupes et TVA semblent corrects.

Ce que l'import réécrit au passage

L'assistant nettoie les valeurs plutôt que de les rejeter : un fichier peut donc s'importer correctement sans dire ce que vous attendiez. Les règles à connaître :

Champ	Ce qui se passe
Nom	Les caractères autres que lettres, chiffres, espaces et `. , ' " ( ) & % ° - + /` sont remplacés par une espace, les suites d'espaces sont réduites, et le résultat est coupé à 60 caractères. Un nom laissé vide devient Unnamed.
TVA	Seules 0, 6, 12, 20 et 21 sont acceptées ; toute autre valeur est écartée comme si la colonne était vide. Ne donnez qu'un côté et l'autre le recopie.
Prix	Ne donnez qu'un côté et l'autre le recopie. La virgule est lue comme un séparateur décimal : `12,50` et `12.50` fonctionnent tous les deux.
Code-barres	Découpé sur les espaces, virgules, points-virgules et barres verticales, puis réduit aux chiffres : plusieurs codes-barres peuvent donc tenir dans une seule cellule.
Description	Soit une phrase simple, qui arrive en français, soit une valeur par langue si le fichier les porte ainsi — comme le fait un export Posbel.
Stock	Vide devient 0.

Après un import

Parcourez ces points dans l'établissement de destination avant de laisser qui que ce soit vendre :

Réimbriquez les groupes — tout est arrivé au premier niveau.
Attribuez les imprimantes aux nouveaux groupes et activez le Print Flag là où la cuisine a besoin de tickets.
Vérifiez la TVA des nouveaux groupes et d'un échantillon de produits, en particulier ceux dont la TVA du fichier ne figurait pas parmi les taux acceptés.
Vérifiez les noms des produits les plus longs, qui ont pu être coupés à 60 caractères.
Rattachez les listes d'options et les icônes, qui ne voyagent pas avec les produits — voir Listes d'options et Icônes.
Contrôlez quelques prix par rapport à la source, in et out.