CSV importeren

De ingang CSV importeren in de zijbalk opent een begeleide wizard die producten in bulk aanmaakt of bijwerkt vanuit een CSV-bestand. Het is het gereedschap om een catalogus in een zaak te laden — een nieuwe opening, een kaart die als rekenblad geleverd wordt, of een prijslijst overgenomen van een zaak die al op Posbel draait.

Note

De import wordt uitgevoerd door uw Posbel-technicus of -partner, niet vanuit het account van een zaak. Moet er een catalogus geladen of gekopieerd worden, stuur hem dan het bestand en zeg om welke zaak het gaat. Om dat bestand zelf te maken, zie Producten → Uw producten exporteren.

De wizard wijzigt nooit het bestand dat u uploadt. Alles wat ze doet, komt terecht in de catalogus van de bestemmingszaak.

De vier importmodi

De modus kiest u op de eerste stap, naast het bestand. Ze bepaalt of producten aangemaakt of bijgewerkt worden, en of ontbrekende groepen onderweg opgebouwd worden.

Modus	Wat ze doet
Import tussen organisaties	Kopieer alle producten van de ene organisatie naar de andere. Het bestand komt van een Posbel-export uit een andere zaak.
Externe CSV-import	Voeg producten toe vanuit een extern CSV-bestand. Voor een leverancierslijst of een rekenblad dat nooit door Posbel is gegaan.
Toevoegen aan bestaande groepen	Voeg producten toe via productGroupId en maak de groep aan als die ontbreekt. Producten komen in de groepen die het bestand aanwijst; wat nergens op past, krijgt een vervanggroep.
Update-import	Werk bestaande producten binnen dezelfde organisatie bij. Wijzigt producten die er al staan in plaats van nieuwe aan te maken.

Import tussen organisaties is de modus die al geselecteerd staat bij aankomst. Wijzig ze voor u verdergaat als het bestand dat vraagt — die keuze bepaalt welke kolommen u mag koppelen en of er groepen aangemaakt worden.

Warning

De Update-import overschrijft de waarden van de producten die ze herkent. Er is geen ongedaan maken. Neem eerst een export van de bestemmingszaak, zodat u iets hebt om mee te vergelijken of op terug te vallen.

De vijf stappen

Stap	Wat er gebeurt
1. Bestanden importeren	Upload het bestand. Enkel CSV — al het andere wordt geweigerd met "Verkeerd formaat, gebruik een CSV-bestand". De importmodus kiest u hier ook.
2. Gegevens koppelen	Vink de kolommen aan die u wilt overnemen en zeg welk productveld elk van hen vult.
3. Groepen nakijken	Controleer de productgroepen die aangemaakt zullen worden en stel hun btw in.
4. Velden koppelen	Vul velden aan of overschrijf ze over meerdere rijen voor de import.
5. Overzicht	Vink de rijen aan die geïmporteerd moeten worden en bevestig.

U navigeert met Next Step en Back; de laatste stap bevestigt u met Finish. Stap 1 gaat niet verder zolang er geen bestand gekoppeld is en geen modus gekozen.

Note

Back, Next Step en Finish, en ook de regel die de aan te maken groepen telt, verschijnen in het Engels, ongeacht de taal van het panel.

Bij welke zaak het bestand hoort

De wizard leest de organisatiekolom van de eerste rij van het bestand en vergelijkt die met de zaak waarmee u aangemeld bent. Die ene vergelijking beslist of er groepen aangemaakt worden:

Bestand uit een andere zaak — de groepen uit het bestand bestaan hier niet, dus de wizard verzamelt ze en biedt ze aan om aangemaakt te worden op Groepen nakijken.
Bestand uit deze zelfde zaak — er wordt niets aangemaakt. Groepen nakijken toont "Geen groep om aan te maken", en de producten worden verwacht te passen bij groepen die er al zijn.

Een bestand zonder organisatiekolom geldt als "een andere zaak", dus wordt het aanmaken van groepen aangeboden.

Groepen nakijken — hier worden de groepen aangemaakt

Groepen nakijken toont elke groep die de import wil aanmaken, met Naam, Btw In en Btw Out. Een kopregel telt ze: "N group(s) will be created on next step."

De Btw In en Btw Out van elke groep stelt u in via het menu op haar rij — 0%, 6%, 12% of 21%.
Vink meerdere groepen aan en gebruik de bulkbewerking om ze in één keer dezelfde btw te geven.

Groepen worden op naam samengebracht, zonder rekening te houden met hoofdletters, accenten, spaties of interpunctie: Frisdranken, fris-dranken en FRISDRANKEN gelden dus als één groep en worden één keer aangemaakt.

Warning

De groepen worden aangemaakt zodra u Groepen nakijken verlaat voor Velden koppelen — niet aan het eind. Breekt u de wizard na dat punt af, dan blijven de nieuwe groepen leeg in de catalogus achter. Kijk de lijst na voor u verdergaat en verwijder, als een import afgebroken wordt, de achtergebleven groepen met de hand.

Wat een aangemaakte groep meekrijgt, en wat niet:

Uit het bestand overgenomen waar de export het aanlevert: de naam van de groep, haar btw, haar kleur en haar eigen instellingen.
Op standaardwaarden gezet wanneer het bestand enkel een naam draagt: Btw In 12%, Btw Out 6%, overal zichtbaar, keukenafdruk uit, geen printer.
Nooit overgenomen: de bovenliggende groep. Elke aangemaakte groep komt op het hoogste niveau terecht, dus een geneste kaart moet in de bestemmingszaak heropgebouwd worden met Subgroepen beheren — zie Productgroepen → Subgroepen beheren.
Opnieuw te doen: de printertoewijzing. Printers horen bij de zaak waar ze aangemaakt zijn, dus niets wat het bestand meebracht wijst hier naar een printer. Beschouw elke aangemaakte groep als zonder printer tot u er een toegewezen hebt — zie Printers.

Gegevens koppelen

Elke rij van deze stap is één kolom van uw bestand: links het Bestandsveld, rechts een menu Koppelen aan dat het productveld noemt dat ze vult. Kolommen die u niet aanvinkt, worden genegeerd.

Automatisch koppelen brengt kolommen en velden op naam samen, en herkent zowel gangbare varianten als de Posbel-kolomnamen — nom, designation, label en title gaan alle naar de productnaam, prixttc naar de afhaalprijs, quantite, qte en inventory naar de voorraad. Ze treedt zelf in werking wanneer het bestand een productidentificatiekolom draagt, en bij de Update-import. Lees altijd na wat ze gekozen heeft; een verkeerde gok hier geeft een verkeerde catalogus.

De velden die een kolom kan vullen: Name, Price in/out, Price out, Price in, Buy price, Vat in/out, Vat in, Vat out, Description, Image URL, Stock, Color, Barcode, Product Group, External Reference, plus Organisation ID, Product ID, Product Group ID en Option Group waar de modus ze toelaat.

Note

Bij de Import tussen organisaties zijn de kolommen productId, orgId en productGroupId van het bestand volledig verborgen op deze stap en kunnen ze niet gekoppeld worden. Ze identificeren records in de bronzaak en zouden hier niets betekenen, dus elk product wordt van nul aangemaakt. Toevoegen aan bestaande groepen is de enige modus die productGroupId wél laat koppelen, want daarop samenbrengen is precies de bedoeling van die modus.

Velden koppelen

Deze stap zet waarden over meerdere rijen in plaats van kolom per kolom. Kies een Veld, vul een Waarde in, en ze wordt toegepast op de geselecteerde rijen — of op alle rijen wanneer er niets geselecteerd is. Gebruik ze voor wat het bestand niet meebrengt: een btw die de leverancier wegliet, één groep voor een bestand met één categorie, een voorraad van nul over de hele lijn.

Twee hulpmiddelen staan ernaast:

Nieuwe groep aanmaken — bouw hier een groep, zonder de wizard te verlaten, en wijs de rijen eraan toe.
Btw van de groep toepassen — wordt een groep op die manier toegewezen, neem dan ook haar btw voor de producten over, in plaats van wat het bestand zei.

Overzicht — en wat er werkelijk geïmporteerd wordt

De laatste stap toont elk voorbereid product in een tabel, met alle rijen aangevinkt.

Warning

Alleen de aangevinkte rijen worden geïmporteerd. Een rij uitvinken haalt dat product uit de import. Heeft iemand deze stap gebruikt om rijen te bekijken, controleer dan dat er niets per ongeluk uitgevinkt bleef voor u op Finish drukt.

Finish verstuurt de aangevinkte rijen en brengt u terug naar de productlijst.

De controle voor het Overzicht

De wizard weigert het Overzicht te bereiken zolang niet elke voorbereide rij het volgende heeft:

een productgroep
een Btw In en een Btw Out, elk met de waarde 0, 6, 12, 20 of 21
een prijs ter plaatse en een prijs afhaal, geen van beide negatief

Eén foute rij houdt het hele bestand tegen. De wizard valt terug op Velden koppelen met "Vul de volgende velden in: groep, btw". Het bericht noemt groepen en btw, maar een ontbrekende of negatieve prijs veroorzaakt dezelfde stop — kijk dus ook de prijzen na wanneer het bericht opkomt terwijl groepen en btw in orde lijken.

Wat de import onderweg herschrijft

De wizard maakt waarden schoon in plaats van ze te weigeren, dus een bestand kan vlot importeren en toch niet zeggen wat u verwachtte. De regels die u moet kennen:

Veld	Wat er gebeurt
Naam	Tekens buiten letters, cijfers, spaties en `. , ' " ( ) & % ° - + /` worden door een spatie vervangen, reeksen spaties worden ingekort, en het resultaat wordt op 60 tekens afgekapt. Een lege naam wordt Unnamed.
Btw	Alleen 0, 6, 12, 20 en 21 worden aanvaard; elke andere waarde wordt weggelaten alsof de kolom leeg was. Geeft u maar één kant, dan neemt de andere die over.
Prijzen	Geeft u maar één kant, dan neemt de andere die over. Een komma wordt als decimaalteken gelezen, dus `12,50` en `12.50` werken beide.
Barcode	Gesplitst op spaties, komma's, puntkomma's en verticale strepen, en teruggebracht tot cijfers, zodat meerdere barcodes in één cel kunnen staan.
Beschrijving	Ofwel een gewone zin, die in het Frans terechtkomt, ofwel één waarde per taal als het bestand ze zo meebrengt — zoals een Posbel-export doet.
Voorraad	Leeg wordt 0.

Na een import

Werk deze punten af in de bestemmingszaak voor u iemand laat verkopen:

Nest de groepen opnieuw — alles is op het hoogste niveau aangekomen.
Wijs printers toe aan de nieuwe groepen en zet de Print Flag aan waar de keuken tickets nodig heeft.
Kijk de btw na van de nieuwe groepen en van een steekproef aan producten, in het bijzonder die waarvan de btw in het bestand geen aanvaard tarief was.
Kijk de namen na van de langste producten, die op 60 tekens afgekapt kunnen zijn.
Koppel de optielijsten en iconen opnieuw, die niet met de producten meereizen — zie Optielijsten en Iconen.
Controleer enkele prijzen tegen de bron, ter plaatse en afhaal.