Facturen

Het onderdeel Facturen bevat de facturen die uit uw rekeningen zijn ontstaan, houdt bij of ze betaald zijn en stuurt herinneringen voor wie nog niet betaald heeft.

Warning

Facturatie is niet beschikbaar in de Belgisch SCE-gecertificeerde versie — het onderdeel is daar verborgen, net als Factuur versturen op een rekening en de knop Factuur in de Posbel app.

Note

De toegang wordt per gebruiker toegekend met het recht Facturen. Zie Gebruikers → Rechten beheren.

De facturenlijst

Elke factuur wordt getoond met:

Factuurnummer
Datum
Klant — de klant op wiens naam de factuur staat
Gekoppeld aan ticket — de rekening waaruit de factuur is ontstaan
Totaal
Status — Betaald of In afwachting

De lijst wordt op periode gefilterd.

Note

Een zoekperiode moet korter zijn dan 4 maanden. Een langere periode wordt geweigerd met "Geef een periode van minder dan 4 maanden op." Beperk de datums en zoek opnieuw.

Een factuur maken

Een factuur hoort bij één rekening en wordt vanaf beide oppervlakken verstuurd:

Posbel app — open de betaalde rekening en tik op Factuur in het detailpaneel van de bestelling. De rekening moet al een klant hebben. Zie Betaling → Een factuur versturen.
Posbel Admin panel — open de rekening onder Rekeningen en gebruik Factuur versturen. Heeft de rekening geen klant, dan kan die op dat moment gekoppeld worden. Zie Rekeningoverzicht → Een factuur versturen.

Er moet aan verschillende voorwaarden voldaan zijn, en elke voorwaarde heeft haar eigen melding wanneer dat niet zo is:

Voorwaarde	Melding wanneer er niet aan voldaan is
De rekening heeft een klant	De klantgegevens ontbreken, voeg klantgegevens toe aan de rekening om de factuur te maken
De rekening bevat producten	De rekening bevat geen bestelde producten, voeg producten toe om de factuur te maken
Er is een factuurnummer ingevuld	Een factuurnummer is vereist om de factuur te maken
Het nummer is geldig	Het formaat van het factuurnummer klopt niet, gebruik een nummer met alleen cijfers en letters
Er bestaat nog geen factuur	Er bestaat al een factuur voor deze rekening

Tip

De meeste weigeringen draaien om de klant. Koppel de klant vóór de rekening wordt afgesloten — zie Klanten — en de rest verloopt zonder onderbreking. Aan de kassa is dat het enige moment: een betaalde rekening kan vanuit de Posbel app geen klant meer krijgen, terwijl het Posbel Admin panel dat nog wel kan.

Twee andere voorwaarden gaan over uw eigen zaak in plaats van over de rekening. De factuur draagt uw bankgegevens en btw-nummer, dus beide moeten ingevuld en geldig zijn onder Instellingen → Organisatie voordat er een factuur gemaakt kan worden. Deze meldingen bestaan alleen in het Engels:

Voorwaarde	Melding wanneer er niet aan voldaan is
Een geldig IBAN	The provided IBAN is invalid, please enter a valid IBAN
Een geldig btw-nummer	The provided current organization VAT number is invalid, please enter a valid VAT number

Warning

Een rekening kan één factuur dragen. Er komt geen tweede factuur voor dezelfde rekening, en dat is wat uw nummering betrouwbaar houdt.

Versturen en opvolgen

Versturen stuurt de factuur naar het e-mailadres van de klant. Een ongeldig adres wordt gemeld als "Het e-mailadres van de klant is niet geldig of onjuist, controleer het en probeer opnieuw."

Herinnering sturen volgt een onbetaalde factuur op. De lijst toont Laatste herinnering met de datum van de meest recente, zodat u in één oogopslag ziet wie al is aangemaand.

Markeren als betaald vereffent een factuur, na de bevestiging "Wilt u deze factuur als betaald markeren?". De status gaat van In afwachting naar Betaald.

Tip

Als betaald markeren is een boekhoudkundige handeling in het Posbel Admin panel — het registreert dat u het geld ontvangen hebt, het int geen betaling.

Elektronische facturatie

Waar dat voor uw zaak is ingeschakeld, kunnen facturen via het Peppol-netwerk worden geleverd in plaats van per e-mail. De klant krijgt dan een bericht dat "Een nieuwe factuur is via het Peppol-netwerk verstuurd en binnenkort beschikbaar is" en haalt ze op bij zijn eigen toegangspunt.

De facturenlijst toont de Peppol-status van elke factuur naast haar betaalstatus.

Warning

Levering via Peppol vereist dat uw zaak eerst op het netwerk geregistreerd is en dat de Peppol-identificatie van de klant bekend is. Een klant die niet geregistreerd is, kan niet op deze manier gefactureerd worden — stuur dan per e-mail.

Peppol vraagt ook meer gegevens dan een gemailde factuur. Bovenop de voorwaarden hierboven heeft de klant een geldig btw-nummer nodig, en uw zaak een BIC en een banknaam naast haar IBAN. Deze meldingen bestaan alleen in het Engels:

Voorwaarde	Melding wanneer er niet aan voldaan is
De klant heeft een geldig btw-nummer	The provided client VAT number is invalid, please enter a valid client VAT number
Uw BIC is ingevuld	The BIC is missing, please enter a valid BIC
Uw banknaam is ingevuld	The bank name is missing, please enter a valid bank name

Samenvatting

Een factuur wordt vanaf de rekening verstuurd — Factuur in de Posbel app, Factuur versturen in het Posbel Admin panel
De rekening heeft een klant met een geldig e-mailadres nodig, en minstens één product
De kassa wil die klant vóór de betaling; de back office kan er een koppelen bij het versturen
Eén factuur per rekening, met een nummer van alleen letters en cijfers
Zoekperiodes zijn beperkt tot 4 maanden
Versturen per e-mail of, waar ingeschakeld, via Peppol
Herinnering sturen volgt op; Markeren als betaald registreert de betaling
Niet beschikbaar in de SCE-gecertificeerde versie