Klanten
Het onderdeel Klanten bevat de klantenfiches die uw zaak bijhoudt: de mensen aan wie u levert, factureert of btw-tickets mailt.
Een klant wordt één keer aangemaakt en daarna hergebruikt. Zodra een klant aan een rekening is gekoppeld, volgen zijn gegevens die rekening doorheen levering, facturatie en ticketing.
Note
Toegang tot dit onderdeel wordt per gebruiker toegekend met het recht Klanten. Zie Gebruikers → Rechten beheren.
Open het via Klanten in de zijbalk.
Een klant toevoegen
- Ga naar Klanten in de linkerzijbalk.
- Klik op Klant toevoegen.
- Vul de onderstaande gegevens in en sla op.
| Veld | Verplicht | Waarvoor |
|---|---|---|
| Naam | Ja | Identificeert de klant overal waar hij verschijnt |
| Telefoonnummer | Ja | Het personeel zoekt erop in de app en hier, net als op de naam |
| Waar het btw-ticket of de factuur naartoe gaat | ||
| Straat, Nummer, Bus, Postcode, Stad | Leveringsadres | |
| Bedrijf | Bedrijfsnaam, voor zakelijke klanten | |
| Btw | Btw-nummer, vereist op facturen aan een bedrijf | |
| Extra info | Vrije notities — deurcodes, leveringsinstructies, voorkeuren |
Het adres vult u in via een adreszoekopdracht: typ de straat en het nummer en kies daarna de juiste suggestie.
Warning
Telefoonnummers moeten uniek zijn. Een klant toevoegen met een nummer dat al bestaat, wordt geweigerd met "Dit telefoonnummer is al geregistreerd. Zoek het op en bewerk het indien nodig." Zoek de bestaande klant en pas die aan in plaats van een dubbel aan te maken.
Tip
Het telefoonnummer is hoe personeel een klant terugvindt tijdens een drukke service — het is het veld waarop de app zoekt. Klopt het bij het aanmaken, dan werkt alles verderop; een klant zonder nummer is alleen terug te vinden door de lijst af te scrollen.
De klantenlijst
Klanten worden getoond met hun Id, aanmaakdatum, Naam, Telefoon, Stad, Extra info en een eventueel gekoppelde Factuur.
Gebruik het zoekveld om een klant op een van deze gegevens te vinden, en open een fiche om ze te bewerken.
Waarvoor een klant dient
Een klant aan een rekening koppelen verandert wat het systeem ermee kan:
Btw-tickets per e-mail — in de Belgische SCE-gecertificeerde versie wordt het btw-ticket van een rekening met een gekoppelde klant met geldig e-mailadres gemaild in plaats van afgedrukt. Zie Betaling.
Digitale btw-tickets achteraf — vanaf een afgesloten rekening kan het ticket tot 48 uur lang naar het e-mailadres van de klant worden gestuurd of als pdf gedownload. Zie Rekeninggeschiedenis.
Facturatie — zonder klantgegevens kan er geen factuur worden gemaakt. Een poging meldt "De klantgegevens ontbreken, voeg klantgegevens toe aan de rekening om de factuur te maken." Koppel de klant vóór de rekening betaald wordt: de Posbel app kan er geen toevoegen aan een afgesloten rekening, terwijl het Posbel Admin panel er een koppelt of aanmaakt op het moment van versturen. Zie Facturen.
Levering — het adres en de extra informatie reizen mee met de bestelling.
Samenvatting
- Klanten worden één keer aangemaakt en over meerdere rekeningen hergebruikt
- Naam en Telefoonnummer zijn verplicht; het telefoonnummer moet uniek zijn
- Een gekoppelde klant maakt gemailde btw-tickets, digitale tickets en facturatie mogelijk
- De toegang wordt geregeld door het recht Klanten