Shift van de zaak

Na het aanmelden met de pincode kijkt het systeem na of er voor de lopende dag een boekingsperiode (ook shift van de zaak genoemd) gestart is.

Loopt er geen boekingsperiode, dan komt de gebruiker op het scherm Begin Verschuiving terecht. Die stap is verplicht voor er iets kan gebeuren (bestellen, betalen enzovoort).

Waarvoor het dient

Een boekingsperiode bepaalt het werkvenster van de zaak — ze markeert wanneer het systeem verkopen actief registreert en transacties verwerkt.

Een boekingsperiode starten is verplicht om de kassafuncties te activeren.

Werking

Wanneer er geen boekingsperiode loopt

Wordt de gebruiker gevraagd een nieuwe shift te starten.
Eenmaal gestart geeft de kassa volledige toegang tot bestellen en betalen.
Heeft de gebruiker zijn werknemersshift nog niet gestart, dan vraagt het systeem daar daarna om.

Wanneer er al een boekingsperiode loopt

Loopt er al een shift, dan slaat het systeem deze stap over.
Het kijkt dan na of de huidige gebruiker een werknemersshift gestart heeft.
Zo niet, dan krijgt hij het scherm om zijn werknemersshift te starten of te stoppen.

Wat het personeel ziet

Dienstinfo verbergen in het Posbel Admin panel houdt de shifttotalen — de betaalwijzen en de ontvangen bedragen — van het shiftscherm weg.

Note

Beheerders zien de totalen ongeacht deze instelling. Ze verbergt de cijfers voor gewoon personeel, niet voor u.

Automatisch openen en sluiten

Shifts kunnen automatisch openen en sluiten op de uren die voor uw zaak in het Posbel Admin panel zijn ingesteld, in plaats van te rekenen op personeel dat het op het juiste moment doet.

Dat geldt nu ook in de Belgische SCE-gecertificeerde versie, net als in de internationale versie.

Warning

Lukt een automatische afsluiting niet, dan wordt de zaak per e-mail verwittigd — het onderwerp luidt "De shift van … kon niet automatisch afgesloten worden". Behandel die mail als een taak: de shift staat nog open, en de dag is niet afgesloten tot dat opgelost is.

Tip

Automatisch afsluiten is een vangnet voor de avond waarop iedereen het vergeet, geen vervanging voor het bewust afsluiten van de dag. Maak het nakijken van de meldingenmailbox deel van uw ochtendroutine.

De kassa tellen

Bij het starten en stoppen van een shift vraagt de app u het kasbedrag in te voeren. Aan beide uiteinden tellen is wat de app toelaat u te zeggen of de lade klopt.

Bij de start: het wisselgeld

Tel wat er vóór de service in de lade zit en voer het in. Dat is uw Geldstart — het geld dat er al lag, en dat geen ontvangst is.

Niets invoeren geldt als nul. Dat is prima als u werkelijk leeg begint, maar legt u wisselgeld klaar zonder te tellen, dan lijkt elke shift het bedrag van dat wisselgeld te veel te hebben.

Bij het afsluiten: de telling

Tel de lade op het einde opnieuw en voer het bedrag in. Dat is uw Kaseinde.

De app berekent dan:

Cijfer	Betekenis
Geldstart	Wat er bij de start in de lade zat
Kaseinde	Wat u op het einde geteld hebt
Cash betaald	De cash die het systeem tijdens de shift registreerde
Kasverlies	Het verschil tussen de twee

Het Kasverlies vergelijkt de cash die het systeem zegt ontvangen te hebben met de cash die werkelijk in de lade lag:

Nul — de lade klopt met het systeem
Iets anders — de shift wordt gemarkeerd, en het cijfer zegt hoeveel en in welke richting

Warning

Een verschil dat niet nul is, wordt in beide richtingen gemarkeerd. Een overschot telt evengoed als een tekort: meestal betekent het dat een betaling als kaart geregistreerd werd terwijl ze in cash ontvangen is, of dat er wisselgeld van een verkeerd bedrag is teruggegeven.

Tip

Tel de lade voor u naar het verwachte bedrag kijkt. Het cijfer kennen dat u zou moeten halen, is de snelste manier om er naartoe te tellen.

U kunt bij het starten of afsluiten van een shift ook een Opmerking achterlaten — de plaats om een gekende reden voor een verschil te noteren zolang u ze nog weet.

Het wisselgeld op het rapport

Geldstart en Kaseinde worden op het Z-rapport van de boekingsdatum afgedrukt, zodat de begin- en eindtelling bij de cijfers van die dag blijven.

Shift stoppen en dagafsluiting

Probeert een gebruiker een boekingsperiode te stoppen, dan vraagt het systeem Einde dag ?:

Wilt u de huidige boekingsdatum afsluiten en het Z-rapport van einde dag genereren?

Bevestigt de gebruiker:

Wordt de boekingsdatum afgesloten.
Wordt een Z-rapport van omzet en gebruikers gegenereerd, dat alle shifts (boekingsperiodes) van die datum samenvat.

Note

Er kunnen meerdere boekingsperiodes (shifts van de zaak) op één dag plaatsvinden. Telkens een shift start en stopt, opent en sluit ze een boekingsperiode voor die boekingsdatum.

Warning

De "laatste shift van de dag" bevestigen start de dagafsluiting en hoort alleen te gebeuren wanneer er die dag geen shifts meer verwacht worden.

Rapporten raadplegen en opnieuw afdrukken

Na het afsluiten van een boekingsdatum:

Wordt het Z-rapport bewaard op het moment van afsluiten, zodat het nooit met het papier verloren gaat.
Kan dat Z-rapport op elk moment opnieuw afgedrukt worden, met identieke gegevens als de oorspronkelijke afdruk — wat conformiteit en traceerbaarheid waarborgt.
Kan ook het X-rapport van de lopende shift op elk moment afgedrukt worden (als er een shift loopt).

Zo raadpleegt en herdrukt u rapporten:

De gebruiker moet aangemeld zijn als beheerder.
Tik in de Posbel app op de knop Menu.
Kies History shift afdrukken.
Van daaruit kan de gebruiker:
- Door eerdere shifts (boekingsperiodes) bladeren
- Het Z-rapport van elke afgesloten boekingsdatum afdrukken
- Het X-rapport van de lopende shift afdrukken (als die er is)

Warning

Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerderstoegang. Gewone gebruikers zien de optie History shift afdrukken niet en kunnen ze niet gebruiken.

Note

Eén dienst tegelijk. Het afdrukken geldt voor de dienst die u uit de lijst koos, dus er is geen manier om vanaf de kassa een Z af te drukken die een week, een maand of een andere periode dekt — ze drukt een papieren ticket voor één sessie af.

Voor een periode gebruikt u het Posbel Admin panel: stel het bereik in op Dienst Z en neem Downloaden → Z downloaden, wat één pdf oplevert voor alles in dat bereik. Dat is het document dat u naar een boekhouder stuurt — zie Rapporten en exports.

Wat de rapporten bevatten

Productdetail op het Z-rapport

Het Z-rapport kan een deel bevatten met elk verkocht product tijdens de boekingsdatum, bovenop de totalen. Dat deel is optioneel en wordt per zaak ingeschakeld in de instellingen van het Posbel Admin panel.

Aan – het Z-rapport drukt de opsplitsing per product af.
Uit – het Z-rapport drukt af zonder dat deel, wat het ticket kort houdt.

Note

Dit deel wordt niet afgedrukt in de Belgische SCE-gecertificeerde versie, waar de inhoud van het Z-rapport door de certificering vastligt.

Daling van de omzet op het X-rapport

Het deel daling van de omzet — het totaal van de negatieve bedragen, gevolgd door het detail ervan — wordt zowel op het X-rapport als op het Z-rapport afgedrukt, zodat correcties tijdens een lopende shift nagekeken kunnen worden voor de dag wordt afgesloten.

Het deel vermeldt ook de totale korting die tijdens de shift is toegekend, zodat promoties en kortingen naast de andere negatieve bewegingen te lezen zijn in plaats van uit afzonderlijke tickets gereconstrueerd te moeten worden.

Note

In de Belgische SCE-gecertificeerde versie wordt dit deel weergegeven zoals de certificering vereist en heeft dit gedrag er geen invloed op.

Note

Er kunnen op één dag meerdere boekingsperiodes aangemaakt worden. Pas wanneer de laatste shift van de dag wordt afgesloten en als laatste bevestigd, wordt het Z-rapport gegenereerd en bewaard.

Tip

Een Z-rapport later opnieuw afdrukken is vooral nuttig wanneer het papieren ticket verloren is of wanneer er een extra kopie nodig is voor een controle of de boekhouding.

Samenvatting

Er moet een shift van de zaak gestart zijn voor er kassafuncties beschikbaar komen.
Er kunnen meerdere shifts op één dag draaien.
De laatste shift van de dag afsluiten vraagt om de dagafsluiting en start het aanmaken van de Z- en X-rapporten voor de boekingsdatum.
Zodra een boekingsperiode gestart is, kijkt het systeem na of de gebruiker een actieve werknemersshift heeft en vraagt het er zo nodig om.