Diensten
Een dienst — ook boekingsperiode genoemd — is één werksessie. Ze opent wanneer iemand ze aan de kassa start en sluit wanneer iemand ze beëindigt. Alles wat er tussenin verkocht wordt, hoort bij die dienst.
Diensten zijn de manier waarop de dag verdeeld wordt en waarop de kassa klopt gemaakt wordt.
Tip
Wilt u een periode afsluiten en cijfers voor uw boekhouder maken, volg dan Boekhouding. Deze pagina beschrijft de dienstpagina's zelf.
Note
De schermafbeeldingen op deze pagina tonen het internationale panel. In de gecertificeerde versie ontbreken sommige acties — zie Wat u ziet hangt af van uw versie.
Open het via Dienst Z in de zijbalk.
De dienstenlijst
Analyse → Dienst Z toont elke boekingsperiode binnen de gekozen periode, de nieuwste eerst.
Stel bovenaan een Startdatum en Einddatum in en verfijn verder met de zoekopdracht.
Elke rij draagt de cijfers van die dienst:
| Kolom | Wat erin staat |
|---|---|
| Openingsuur | Wanneer de dienst gestart is, en door wie |
| id | Het dienstnummer — vermeld het wanneer u over een dienst spreekt |
| Cash, Kaart, Overschrijving, Krediet, Fout, Aangeboden | De totalen per betaalwijze |
| Totaal shift | De som van het bovenstaande |
| Sluitingsuur | Wanneer ze eindigde, of Bezig... als ze nog loopt |
| Opmerking | De notitie die bij het afsluiten is achtergelaten |
| Acties | De twee detailweergaven die hieronder beschreven staan |
Tip
Een dienst die nog Bezig... toont, heeft nog geen afsluitcijfers. Staat de dienst van gisteren nog open, dan is iemand vergeten ze aan de kassa af te sluiten — zet dat recht voor u begint te vergelijken, want die ontvangsten liggen niet vast.
Openen en afsluiten
Een dienst wordt normaal aan de kassa geopend en afgesloten, waar het personeel de cash telt. Waar het panel het aanbiedt, doen Een shift openen en Deze shift afsluiten hetzelfde van hieruit.
Bij het afsluiten wordt gevraagd naar:
- Uw totale kasbedrag — de getelde inhoud van de lade
- Een eventuele opmerking bij het einde van de shift — een vrije notitie
- De rekening met gemengde betaling geforceerd afsluiten met — hoe een gedeeltelijk betaalde rekening vereffend wordt
Warning
Afsluiten is definitief: "Weet je zeker dat je de dienst wil beëindigen? Je kan deze dienst daarna niet meer openen!" Een afgesloten dienst kan niet heropend worden, dus zorg dat de bediening echt gedaan is.
Note
In de gecertificeerde versie kunnen diensten helemaal niet vanuit het Posbel Admin panel afgesloten worden. Ze worden aan de kassa afgesloten, waar het fiscale rapport ontstaat.
De rekeningen van een dienst
De eerste actie op een rij opent het shiftdetail — alle rekeningen die tijdens die dienst geopend werden.
Naast de rekeningen krijgt u de bedieningsgegevens: welke kassa ze opnam, welke gebruiker, het begin- en einduur, en de bedieningswijze — Ter plaatse, Afhaal of Levering.
Gebruik dit om te beantwoorden "waaruit bestaat dit totaal eigenlijk" — het is de brug tussen het samenvattende cijfer van een dienst en de afzonderlijke tickets erachter.
Note
De lijst exporteert naar CSV als shift_summary.
Dienststatistieken
De tweede actie opent de shiftstatistiek — de boekhoudkundige weergave van een dienst.
De panelen rechts
Totaal splitst de dienst op per betaalwijze — Totaal cash, Totaal kaart, Totaal overschrijving, Totaal aangeboden, Totaal krediet, Totaal fouten — en sluit af met een Totaal van het werkelijk ontvangen geld: cash, kaart, overschrijving en krediet. Aangeboden en Fouten staan erbij maar worden niet meegeteld. Dat is het cijfer om met de lade en de kaartterminal te vergelijken. Zie Betaaltotalen.
Btw splitst dezelfde dienst op per btw-tarief, en geeft per tarief:
- Excl. btw — het bedrag zonder btw
- Btw — de belasting zelf
- Totaal — de twee samen
Dit is het blok dat uw boekhouder wil.
De tabellen
Elke tabel heeft naast haar titel een downloadknop die ze naar CSV exporteert:
| Tabel | Wat ze toont | Export |
|---|---|---|
| Gebruikers | Per medewerker: aantal transacties en totalen per betaalwijze | user_details |
| Diensten per gebruiker | De uren die elke medewerker werkte — zie Overzicht van werknemersdiensten | user_shift |
| Groepen | Verkoop per productgroep | group_details |
| Oudergroepen | Hetzelfde, samengeteld op het hoogste niveau, met Btw-detail | parent_group_details |
| Producten | Verkoop per product, met Aankoopprijs waar u er een hebt ingevuld | product_details |
Details rechtsboven opent de volledige opsplitsing.
Overzicht van werknemersdiensten
De uren die uw personeel werkte, staan in de tabel Diensten per gebruiker, binnen de Dienststatistiek. Het is geen aparte pagina, en daarom is ze lastig te vinden.
Zo komt u er:
- Open Dienst Z in de zijbalk.
- Stel de Startdatum en Einddatum in op de gewenste periode.
- Open de actie statistieken — de tweede actie op een dienstrij voor één sessie, of de statistiekknop naast het datumbereik voor de hele periode.
- Scrol naar Diensten per gebruiker.
Wat de tabel toont, hangt af van welke van die twee u opende.
Eén shift — een rij per werknemersdienst, voor wie tijdens die dienst inklokte:
| Kolom | Wat erin staat |
|---|---|
| Id | Het nummer van de werknemersdienst |
| Gebruiker | Wie ze werkte |
| Type | Zijn gebruikerstype |
| Start, Einde | Wanneer hij in- en uitklokte. Een lopende dienst toont — bij Einde |
| Duur | Hoe lang die ene dienst duurde |
Een datumbereik — een rij per medewerker, opgeteld over de periode:
| Kolom | Wat erin staat |
|---|---|
| Gebruiker | De medewerker |
| Aantal diensten | Hoeveel diensten hij in die periode werkte |
| Type | Zijn gebruikerstype |
| Duur | Zijn totale uren over die diensten |
Het antwoord op "per medewerker of per dienst" is dus: allebei. Zoek één dienst om de afzonderlijke pointages te zien, en een datumbereik om het totaal per persoon te zien.
Beide versies downloaden als user_shift.csv via de knop naast de tabeltitel.
Tip
Zet voor de loonadministratie het datumbereik op de maand en exporteer het overzicht. Eén rij per medewerker met zijn aantal diensten en totale uren is het cijfer dat u nodig hebt, zonder het sessie per sessie op te tellen.
Note
Er verschijnt alleen een rij voor personeel dat werkelijk een werknemersdienst startte. Ontbreekt er iemand, dan bediende hij zonder in te klokken — zie Pointage.
Note
De tabel is in de Belgische SCE-gecertificeerde versie dezelfde als in de internationale.
Waar het geld heen ging, niet alleen het netto
Groepen, Oudergroepen en Producten salderen hun cijfers niet tot één getal. Elke rij splitst op in vier sorteerbare kolommen, dezelfde opsplitsing die de X- en Z-rapporten gebruiken, naast het Aantal en het rijtotaal:
| Kolom | Wat ze telt |
|---|---|
| Verkopen | Verkochte artikelen |
| Terugbetalingen | Artikelen die aan de klant terugbetaald zijn |
| Correcties | Artikelen die na registratie geannuleerd, tegengeboekt of geherprijsd zijn |
| Andere negatieve | De overige negatieve bewegingen |
Tip
Dit maakt een laag cijfer verklaarbaar. Een groep die goed verkocht maar één grote correctie draagt, leest heel anders dan een groep die gewoon minder verkocht, en tot één totaal gesaldeerd zien die twee er identiek uit. Sorteer op Correcties wanneer een totaal niet is wat u verwachtte.
Note
De tabel Gebruikers wordt niet zo opgesplitst. Die toont per persoon het aantal transacties en de ontvangsten per betaalwijze, en dat is waarmee u een kassa laat kloppen.
Statistieken over een hele periode
U hoeft niet elke dienst te openen om de cijfers op te tellen. Kies een datumbereik in de dienstenlijst en de statistiekknop verschijnt ernaast — die opent dezelfde statistiekweergave, samengeteld over de hele periode.
Alles wordt over de gezochte periode opgeteld:
- Totaal — cash, kaart, overschrijving, aangeboden, krediet en fouten voor de hele periode, plus het algemene totaal
- Btw — elk tarief dat voorkwam, met Excl. btw, Btw en Totaal
- Gebruikers — het aantal transacties en de ontvangsten van elke medewerker over de periode
- Diensten per gebruiker — per medewerker het Aantal diensten en zijn totale Duur — zie Overzicht van werknemersdiensten
- Groepen, Oudergroepen, Producten — de verkoop per categorie en per artikel voor de periode
Elke tabel exporteert nog steeds naar CSV, nu voor de hele periode in plaats van voor één dienst.
Tip
Dit is de weergave voor een maand, een week of een kwartaal. Een cijfer per dienst dient om één sessie te onderzoeken; de periodeweergave dient om te rapporteren.
Overzichtspanelen op de lijst
De lijstpagina draagt dezelfde twee panelen, die de hele gezochte periode dekken — niet de geselecteerde rij. Dat maakt van een periodetotaal een kwestie van aflezen in plaats van optellen:
Totaal — de opgetelde totalen van alleen betaalde transacties, per betaalwijze.
Btw — alle btw, ook van onbetaalde artikelen, gegroepeerd per tarief, met excl. btw, btw en totaal.
Note
Het btw-paneel bevat alle bestellingen, betaald of niet; het paneel Totaal telt alleen betaalde en afgesloten transacties. Een verschil tussen de twee is te verwachten wanneer de periode open of onbetaalde rekeningen bevat — het is geen fout.
Btw-voorbehoud
Warning
De btw-cijfers in dit onderdeel zijn louter ter informatie. Ze vormen geen gecertificeerde of juridisch bindende financiële registratie voor de Belgische SCE-gecertificeerde versie van de applicatie.
Gebruik voor officiële aangiften of controles altijd een ondertekend btw-ticket dat door het kassasysteem is aangemaakt.
Beperkingen
Dit onderdeel toont boekingsperiodes, geen dagen. Meerdere diensten op één dag verschijnen als aparte rijen; een dienst die over middernacht loopt, hoort bij de dag waarop ze opende.
De X- en Z-rapporten kunt u downloaden vanuit de dienstenlijst voor de gezochte periode, en vanuit één dienst. Het zijn PDF-documenten; wat er in elk staat, leest u in Rapporten en exports.
Warning
De rapporten die u hier downloadt zijn operationeel, in beide versies. Onder certificering zijn de fiscale X- en Z-rapporten die van de kassa — zie Winkel-shift. Haal daar alles vandaan wat u indient of aan een controleur geeft.
Note
In de gecertificeerde versie wordt een gezochte periode per boekingsdatum geselecteerd in plaats van per dienst, zodat een boekingsdatum die uit meerdere diensten bestaat altijd volledig gerapporteerd wordt. Zie Hoe een periode geselecteerd wordt.
Note
In de gecertificeerde versie biedt de detailpagina van een dienst geen verwijderen van rekeningen en geen mogelijkheid om een dienst vanuit het Posbel Admin panel af te sluiten.
Samenvatting
- Een dienst is één werksessie; alles wat er tussenin verkocht wordt, hoort erbij
- De lijst geeft per dienst de totalen per betaalwijze
- De eerste rijactie toont de rekeningen, de tweede de statistieken
- Het btw-paneel in de statistiekweergave is het boekhoudkundige cijfer; de CSV-exports zijn het detail erachter
- De uren van medewerkers staan in Diensten per gebruiker op de statistiekweergave, per dienst of opgeteld per persoon — zie Overzicht van werknemersdiensten
- Voor het afsluiten van een periode, zie Boekhouding