Bestelscherm

Op het bestelscherm maakt en beheert het personeel bestellingen die aan tafels, afhaal of leveringen hangen. Van hieruit voegt u producten toe, stuurt u bestellingen naar de keuken, koppelt u klanten en meer.

Het bestelscherm openen

Vanaf het startscherm leiden twee wegen naar het bestelscherm:

1. Tafels (linkerpaneel)

Tik op een vrije tafel om ze te openen.
Dat opent het bestelscherm voor die tafel, maar er wordt geen rekening aangemaakt tot de eerste bestelling verstuurd is.

2. Afhaal / Levering (middenpaneel)

Tik op de knoppen Afhaal of Levering om een nieuwe rekening te maken en te openen.
Afhankelijk van de configuratie (ingesteld in het Posbel Admin panel) kunnen die vervangen zijn door een "+"-knop die een algemene rekening opent.

Het verloop van een bestelling

Eenmaal op het bestelscherm:

Kies producten uit de kaart.
Tik op "Verzenden" rechtsboven om de bestelling te bevestigen.
De bestelling wordt dan:
- Aan de serverkant bewaard
- Afgedrukt op de betrokken keukenprinters, voor de bereiding

Bestellingen worden pas verstuurd wanneer u op Verzenden tikt.

Indeling van het scherm

Links:

Productgroepen: de belangrijkste categorieën
Zoekbalk: een bepaald product zoeken met het schermtoetsenbord
Productlijst: tik om een product toe te voegen. Lang drukken om een aantal te kiezen.

Bovenaan:

Subgroepen: indien ingesteld, de subcategorieën van de gekozen groep
Tafelnaam bewerken: een eigen label aan de rekening geven
Klantinformatie: klantgegevens aan de rekening koppelen
Weergave van het tafelnummer
Berichtknop: een keukenbericht sturen (bijvoorbeeld "Voorgerechten sturen")

Rechtsonder:

Tijd instellen: een bereidingstijd (datum en uur) aan het ticket toevoegen
⚠️ Dit vertraagt de bestelling niet, het zet er alleen een label op

Door groepen en subgroepen bladeren

Productgroepen tonen een teller met het aantal producten dat ze bevatten.

Een groep die geen eigen producten heeft, alleen subgroepen, toont in plaats daarvan het aantal subgroepen. Zo is in één oogopslag duidelijk dat het een categorie is om te openen en geen lijst artikelen.
Producten die in de app verborgen zijn, tellen niet mee, zodat het getal op de groep altijd klopt met wat het personeel ziet wanneer het de groep opent.

Opent u een groep met subgroepen, dan wordt de eerste subgroep automatisch geselecteerd en verschijnen haar producten meteen — één tik minder voor het bestellen.

Een product zoeken

De zoekbalk doorzoekt de producten die het personeel kan bestellen:

Productgroepen die in de app verborgen zijn, vallen buiten de resultaten en buiten het letterfilter.
De lijst ververst kort nadat u stopt met typen in plaats van bij elke toetsaanslag, zodat resultaten tot rust komen in plaats van te flikkeren terwijl u een lange naam ingeeft.

Tip

Ontbreekt een product in de zoekresultaten, kijk dan of zijn groep op Verbergen in de app? staat in het Posbel Admin panel. Die instelling verbergt de groep ook op de bestelkiosk — zie Productgroepen → Een groep verbergen op de kassa, de kiosk en de website.

Extra functies

Productopties: sommige producten vragen extra keuzes (garnituren, bijgerechten) voor ze aan de bestelling toegevoegd worden
- Heeft een groep haar maximumaantal keuzes bereikt, dan kunnen de al gekozen opties nog steeds opnieuw aangetikt worden om ze af te vinken. Alleen nieuwe keuzes zijn geblokkeerd zodra de limiet bereikt is.
- Bij producten met een afbeelding blijven de knoppen + / – voor het aantal zichtbaar boven op de afbeelding.
Snel een aantal kiezen: lang drukken op een product opent een venster om er veel tegelijk te bestellen (bijvoorbeeld 200 stuks)

Couverts

Op een tafel houdt de chip Bestek bij hoeveel gasten er zitten. Tik erop, zet het aantal, bevestig.

Waar uw zaak het heeft aangezet, vraagt de app er zelf naar: een tafel openen die nog geen rekening heeft toont Aantal bestek — Geef het aantal bestek voor deze tafel op. — nog voor er iets besteld wordt. Het wordt één keer gevraagd, bij het eerste openen van de tafel; daarna wijzigt u het cijfer via de chip Bestek.

Note

Die vraag hangt af van de instelling Aantal couverts vragen in het Posbel Admin panel, en geldt alleen voor tafels — een afhaal- of leveringsrekening wordt nooit gevraagd. Zie Instellingen → App.

Gedrag bij het sluiten van een rekening

De knop om de rekening te sluiten (rechtsonder) gedraagt zich verschillend:
- Op een tafel met verstuurde bestellingen: sluit het scherm (sluit de rekening niet af)
- Op een lege geopende rekening (zonder verstuurde bestellingen): sluit en verwijdert de rekening
- Op een betaalde rekening: sluit de rekening af als de betaling volledig is

Note

In de Belgische SCE-gecertificeerde versie (versie 1) worden rekeningen na de betaling automatisch afgesloten, en wordt handmatig afsluiten niet gebruikt.

Een klant aan een rekening koppelen

Tikken op Klantinformatie op het bestelscherm opent de klantgegevens, waar u een klantenfiche aan de rekening koppelt.

Voer een telefoonnummer in — het scherm vermeldt "Voer een telefoonnummer in om te zoeken" en toont overeenkomsten terwijl u typt.
Kies de klant uit de resultaten, of tik op Nieuw toevoegen om er een aan te maken.
Tik op Rekening openen om verder te gaan met die klant gekoppeld, of op Overslaan om zonder klant door te gaan.

Komt er niets overeen, dan meldt het scherm dat en nodigt het u uit op telefoonnummer te zoeken of via de actie erboven een nieuwe klant toe te voegen.

Bij een bestaande klant kunt u de gegevens bijwerken — correcties die u hier maakt, worden in de klantenfiche zelf bewaard, zodat de volgende bestelling ze terugvindt.

Naast de eigen gegevens van de klant kan de rekening dragen:

Bereidingstijd — wanneer de bestelling gewenst is, standaard Nu
Soort — het type rekening
Interne opmerking — een notitie voor het personeel, niet zichtbaar voor de klant
BTW nummer — voor een zakelijke klant

Tip

Zoek voor u toevoegt. Telefoonnummers moeten uniek zijn, dus een klant aanmaken die al bestaat wordt geweigerd — eerst zoeken vermijdt die doodlopende weg midden in de service.

Note

Een gekoppelde klant is wat het gemailde btw-ticket en facturatie mogelijk maakt. Zie Klanten voor waar de fiche voor dient.

Note

Zaken in een medische omgeving zien dit scherm als patiëntgegevens, met dezelfde velden en werking.

Verplaatsen en samenvoegen

Meerdere artikelen tegelijk verplaatsen

Een besteld product naar een andere tafel of rekening verplaatsen kan met meer dan één artikel tegelijk.

Druk lang op een besteld product en kies Verplaatsen.
Het artikel waarmee u begon staat al geselecteerd, en de selectiemodus opent.
Tik de andere artikelen aan die mee moeten. De knop toont hoeveel er gekozen zijn — 3 artikelen verplaatsen.
Bevestig en kies daarna de tafel of rekening van bestemming.

Tip

Gebruik dit wanneer een gast midden in de service van plaats verandert, of wanneer een ronde op de verkeerde tafel is aangeslagen — de hele ronde verhuist in één handeling in plaats van artikel per artikel.

Warning

Een product met een lopende timer kan niet verplaatst worden: "U kunt geen producten met een lopende timer verplaatsen, stop eerst de timer." Stop de timer en verplaats het daarna.

Rekeningen samenvoegen

Afhaal- en leveringsrekeningen kunt u vanuit de rekeningenlijst samenvoegen met de actie Samenvoegen/Verplaatsen. Bevestig het samenvoegen en elk besteld product van de bronrekening komt in de doelrekening terecht.

Warning

Samenvoegen kan niet ongedaan gemaakt worden. De bevestiging zegt welke rekening in welke wordt samengevoegd — lees ze voor u bevestigt.

Note

Tafelacties verschijnen alleen bij een tafel die werkelijk een rekening heeft. Op een lege tafel valt er niets samen te voegen of te verplaatsen, dus de acties staan daar niet.

Lukt een samenvoeging niet — bijvoorbeeld door een verbindingsprobleem — dan meldt de app dat ze mislukt is en blijven de rekeningen zoals ze waren.

Note

In de Belgische SCE-gecertificeerde versie wordt het verplaatsen van artikelen tussen rekeningen fiscaal geregistreerd. Dat kan ook nadat er een voorlopige rekening is afgedrukt; zie Betaling.

Een besteld product annuleren

Gemachtigde gebruikers kunnen een al besteld product (dat naar de keuken vertrokken is) rechtstreeks in de app van een lopende bestelling annuleren.

Zo annuleert u een besteld product

Open de lopende bestelling en ga naar het onderblad Besteldetails.
Druk lang op het bestelde product dat u wilt annuleren.
Er verschijnt een contextmenu. Afhankelijk van de rechten van de gebruiker kan het tonen:
- Verplaatsen – als de gebruiker producten mag verplaatsen. Zie Verplaatsen en samenvoegen voor wat verplaatst kan worden.
- Annuleren – als de gebruiker het recht Besteld product annuleren heeft.
Tik op Annuleren om het product uit de bestelling te halen.
De lijst met bestelde producten werkt zich meteen bij.

Wat er na de annulatie gebeurt

Er ontstaat een negatieve eenheidslijn op de bestelling, zowel in de SCE-gecertificeerde als in de niet-gecertificeerde versie, zodat de annulatie op het ticket geregistreerd staat.
Er gaat automatisch een annulatieafdruk naar de keukenprinter, om de keuken te laten weten dat het artikel niet bereid mag worden.

Warning

Alleen producten die nog niet betaald zijn kunnen geannuleerd worden. Bij al betaalde producten verschijnt de optie Annuleren niet.

Note

Mislukt de annulatie (bijvoorbeeld door een verbindingsprobleem), dan verschijnt er een foutmelding en blijft het product op de bestelling staan.

Vereist recht

De optie Annuleren wordt alleen getoond aan gebruikers met het recht Besteld product annuleren op hun account. Dat recht beheert u per gebruiker in het Posbel Admin panel.

Korting geven op een product

Wilt u de prijs van een product verlagen in plaats van het te verwijderen, tik het dan aan in het bestelpaneel en kies Voeg promo toe. Kortingen voert u in als percentage.

Vanaf het betaalscherm kunt u ook meerdere producten tegelijk korting geven door ze eerst te selecteren, of de hele rekening door niets te selecteren — zie Kortingen.

Note

Geef kortingen voor u een deelbetaling op de rekening aanneemt. Zodra een klant een vrij bedrag betaald heeft, zijn kortingen er niet meer op mogelijk — zie Een vrij bedrag betalen (deelbetaling).

Een niet-besteld product annuleren

Gebruikers kunnen ook een product verwijderen dat aan het mandje is toegevoegd maar nog niet naar de keuken verstuurd.

Zo annuleert u een niet-besteld product

Zoek op het bestelscherm het product in het huidige mandje (de niet-verstuurde artikelen).
Druk lang op het product in het mandje.
Tik op Annuleren in het contextmenu.

Wat er na de annulatie gebeurt

Het gedrag verschilt per versie:

Niet-SCE-versie – het product verdwijnt gewoon uit het mandje, zonder dat er iets geregistreerd wordt.
SCE-gecertificeerde versie – er ontstaat een negatieve eenheidslijn op de bestelling, om een volledig en controleerbaar spoor van alle toevoegingen en verwijderingen te houden.

Note

In de SCE-gecertificeerde versie wordt elke wijziging aan het mandje — verwijderingen inbegrepen — geregistreerd om aan de fiscale controlevereisten te voldoen. Artikelen kunnen niet stilzwijgend verdwijnen.

Samenvatting

Bestellingen ontstaan per rekening van een tafel, afhaal of levering
Producten voegt u links toe en bevestigt u met Verzenden
Er zijn verschillende hulpmiddelen om de bestelling aan te passen (berichten, klantgegevens, aantal, bereidingstijd)
Gemachtigde gebruikers kunnen lang drukken op een besteld product om het te annuleren; er ontstaat altijd een negatieve lijn en een annulatieafdruk in de keuken
Lang drukken op een niet-verstuurd artikel in het mandje verwijdert het meteen in niet-SCE-versies, of legt een negatieve lijn vast in de SCE-gecertificeerde versie
Gedrag zoals de schermindeling en de navigatie stelt u in via het Posbel Admin panel